Quản lý trạng thái công việc trên VTASK

129 lượt xem
Nội dung chi tiết
Xuất bản: 24/09/2018

Chào các bạn! 
Cảm ơn các bạn đã theo dõi các video của chúng tôi.

Hôm nay tôi sẽ tiếp tục giới thiệu tới các bạn cách chuyển trạng thái của công việc trong phần mềm quản lý công việc VTASK

Trạng thái công việc là một trong những đặc điểm giúp các thành viên tham gia thực hiện cũng như các nhà quản lý dễ dàng biết được tình trạng của công việc hiện thời như thế nào.
Trạng thái của công việc phản ánh tiến trình thực hiện nó, từ đó cảnh báo các thành viên tham gia cần có những giải pháp kịp thời để xử lý

Sau đây tôi xin giới thiệu các trạng thái của công việc và cách cập nhật nó

Như thường lệ, chúng ta đăng nhập vào hệ thống phần mềm VTASK trên trình duyệt web.

Sau khi đăng nhập, bạn truy cập vào trang danh sách công việc của một dự án.
Tại view table các bạn dễ dàng thấy được cột trạng thái của các công việc. 
Ví dụ tôi đang xem danh sách công việc của dự án này. Hiện nay các dự án này đang tồn tại các công việc với các trạng thái như sau:
- Thứ nhất: Là trạng thái đang chờ. Đây là công việc vừa được lập. Có thể xem nó là công việc đang nằm trong giai đoạn lập kế hoạch và chưa sẵn sàng bắt đầu thực hiện. Mặc định các công việc vừa mới khởi tạo sẽ được xem là ở trạng thái “Đang  chờ”. Và mức độ hoàn thành công việc này là 0%.
- Thứ 2: Là trạng thái Đang làm. Trạng thái này thể hiện công việc này đang được thực hiện và nằm trong tiến độ cho phép. Ở trạng thái này thì mức độ hoàn thành của công việc là lớn hơn 0% và bé thua 100%
- Thứ 3: Là trạng thái hoàn thành. Đây là trạng thái thể hiện công việc này đã thực hiện xong và hoàn thành tuyệt đối. Do đó tỷ lệ hoàn thành của công việc này tất nhiên sẽ là 100%.
- Cuối cùng là trạng thái Quá hạn. Đây là trạng thái mà hầu hết các nhà quản lý không hề muốn xảy ra. Vì trạng thái này cho họ biết công việc này đã bị chậm tiến độ (chậm deadline) cho phép trong khi mức độ hoàn thành vẫn chưa đạt 100%.

Ứng với mỗi trạng thái, phần mềm đưa ra một màu sắc khác nhau đặc trưng cho trạng thái đó. Ví dụ đang chờ là màu xám, đang làm là màu vàng, hoàn thành là màu xanh lá cây và quá hạn là màu đỏ.

Nếu bảng danh sách công việc toàn màu đỏ có nghĩa là bạn cần phải có những giải pháp xử lý ngay nếu không dự án của bạn sẽ gặp nhiều rủi ro.

Trong 4 trạng thái công việc đã nêu, có 1 trạng thái là hoàn toàn tự động do phần mềm tính toán để đưa ra cảnh báo đó là  trạng thái Quá hạn. Khi hết deadline nếu công việc không đạt mức hoàn thành 100% thì công việc sẽ tự động chuyển sang trạng thái quá hạn.
3 trạng thái còn lại là do thành viên thực hiện công việc phải chuyển đổi. Chúng tôi xây dựng cơ chế chuyển đổi này nhằm phù hợp với đặc điểm quản trị và giám sát công việc.

Sau đây tôi sẽ giới thiệu cách chuyển đổi trạng thái công việc.
Để chuyển đổi trạng thái công việc, các bạn click vào chi tiết công việc. Tại view chi tiết này, các bạn click chọn icon trạng thái đó là 1 hình tròn với các màu sắc: 
- Màu xám thể hiện công việc này có trạng thái Đang chờ
- Màu vàng thể hiện công việc này có trạng thái Đang làm
- Màu xanh thể hiện công việc này có trạng thái Hoàn thành
Nếu bạn muốn chuyển trạng thái của công việc này, bạn chỉ việc click và chọn trạng thái mong muốn.

Đặc biệt các bạn để ý sẽ thấy, trong view chi tiết công việc này, chúng tôi đã thiết kế module chứa danh sách công việc và được phân loại thành 3 trạng thái đó là: Đang chờ, Đang làm và Hoàn thành.
Do đó khi các bạn chuyển đổi trạng thái của 1 công việc ngay lập tức trong danh sách bên trái này công việc sẽ được tự động chuyển sang.
Với thiết kế này giúp ích cho người dùng rất nhiều. Ngay tại view này các bạn hoàn toàn có thể chọn dự án khác hoặc 1 công việc khác mà không phải quay ra trang ngoài để chọn.

Tất cả các thành viên đều có quyền chuyển đổi trạng thái của công việc và tất cả các chuyển đổi trạng thái đều được thông báo tới các thành viên còn lại được biết.
Do đó, trong quản lý thực tế khi sử dụng VTASK. Tùy vào cơ chế phân quyền thực tế của doanh nghiệp hoặc của nhóm làm việc đó để có cơ chế kiểm soát trạng thái công việc tốt nhất.

Như vậy tôi đã vừa giới thiệu tới các bạn ý nghĩa, cách quản lý, cập nhật trạng thái công việc trên phần mềm VTASK. 

Với tính năng này các nhà quản lý hoàn toàn kiểm soát được tiến độ thực hiện các công việc trong dự án. Kịp thời nắm bắt và chỉ đạo các thành viên thực hiện công việc được tốt hơn, tránh các rủi ro đáng tiếc xảy ra.

Xem thêm: Nên quản lý doanh nghiệp như thế nào trong thời đại 4.0


Ngay từ bây giờ, bạn hãy truy cập vào website vtask.net để theo dõi thêm các  video khác của chúng tôi cũng như trải nghiệm các tính năng ưu việt của VTASK.

VTASK – Phần mềm quản lý công việc trực tuyến hiệu quả.
Làm việc là phải tương tác, Có VTASK không lo hỏng việc!