Quản lý tài liệu trên phần mềm VTASK

445 lượt xem
Nội dung chi tiết
Xuất bản: 24/09/2018

Chào các bạn! 
Cảm ơn các bạn đã theo dõi các video của chúng tôi.

Tiếp theo loạt video hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý công việc trực tuyến VTASK, hôm nay tôi sẽ giới thiệu tới các bạn 1 chức năng ưu việt nữa mà phần mềm VTASK mang lại. Đó là chức năng quản lý tài liệu trực tuyến.

Quản lý tài liệu luôn là vấn đề rất được doanh nghiệp quan tâm. Vì tài liệu là những tài sản vô cùng có giá trị đối với doanh nghiệp cũng như bất kỳ nhân viên nào. 
Nếu cách đây 5-10 năm, hầu hết doanh nghiệp đều sử dụng hình thức in ấn xuất bản tài liệu cứng và lưu trữ file cứng thì ngày nay, khi công nghệ thông tin phát triển. Giải pháp lưu trữ và sử dụng tài liệu trực tuyến đã thay thế gần như toàn bộ phương pháp cũ bởi tính na năng ưu việt mà nó mang  lại.

Nếu cách quản lý tài liệu theo phương pháp cũ với nhiều rủi ro như:
- Dễ mất mát
- Dễ hỏng
- Tốn kém chi phí in ấn, lưu trữ
- Tìm kiếm, sử dụng khó khăn, mất thời gian

Thì với công nghệ quản lý và lưu trữ điện toán đám mây thì việc quản lý tài liệu trở nên đơn giản, hiệu quả hơn rất nhiều lần.
- Tài liệu được số hóa và lưu trữ an toàn trên đám mây internet
- Dễ dàng tìm kiếm, truy xuất và sử dụng bất cứ nơi đâu
- Không lo hỏng hóc hay mất mát
- Tiết kiệm chi phí nhờ không gian ảo

Như vậy quản lý tài liệu trực tuyến là giải pháp tốt nhất tính đến thời điểm này mà nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng.

Để hiểu rõ hơn về chức năng quản lý tài liệu trên VTASK, xin mời các bạn hãy theo dõi tiếp nội dung video.

Như thường lệ, chúng ta đăng nhập vào hệ thống phần mềm VTASK trên trình duyệt web.

Sau khi đăng nhập, bạn truy cập vào view Tài liệu.
Tại view tài liệu này gồm có 2 phần:
- Cột bên trái là menu tài liệu, bao gồm:
+ Gần đây: Là tập hợp các tài liệu mà bạn mới tương tác trong thời gian gần đây. Với menu này cho phép bạn truy cập nhanh các tài liệu mà mình vừa mới xem hoặc đang xem dở dang
+ Tài liệu của Tôi: là menu chứa toàn bộ tài liệu của bạn. Bao gồm các tài liệu đã được upload theo các công việc của các dự án mà bạn được tham gia.
+ Tài liệu đã chia sẻ: Là tập hợp các tài liệu mà bạn đã chia sẻ cho các thành viên khác 
+ Cuối cùng là tài liệu được chia sẻ: là tập hợp các tài liệu mà bạn đã được các thành viên khác chia sẻ cho mình.

- Phần bên phải là nội dung danh sách tài liệu tương ứng với từng nhóm đã được phân tách khoa học tại menu bên trái.

Đối với phần Tài liệu của tôi, chúng ta có thể thấy mỗi dự án được phân thành 1 forder và trong mỗi forder này là danh sách tài liệu của các công việc tương ứng thuộc dự án.

Trong mỗi bảng danh sách tài liệu đều được thể hiện đầy đủ thông tin liên quan đến tài liệu đó như: Ngày tạo, người tạo, kích thước, kiểu file…
Bạn dễ dàng tìm kiếm 1 tài liệu bất kỳ thông qua chức năng lọc tìm kiếm của vtask
Bạn có thể xóa bất kỳ một tài liệu nào do mình upload lên vtask.
Đối với tài liệu đã chia sẻ và được chia sẻ, bạn dễ dàng hủy bỏ chia sẻ hoặc từ chối nhận chia sẻ thông qua chức năng Hủy chia sẻ trên VTASK.
Tất cả các tài liệu trên VTASK được lưu trữ theo công nghệ điện toán đám mây với sever của Google và Microsoft nên rất an toàn và tiện lợi.
Bạn hoàn toàn yên tâm về vấn đề bảo mật và an toàn dữ liệu khi có sự bảo vệ của 2 nhà cung cấp sever lưu trữ lớn nhất thế giới này.

Đặc biệt bạn có thể xem trực tuyến các định dạng tài liệu như word, excel, pdf … mà không cần download về máy.
Bạn có thể xem các tài liệu này trên mọi thiết bị: Máy tính, laptop, máy tính bảng, điện thoại …

Như vậy với module quản lý tài liệu trên VTASK, chúng tôi đã hoạch định rõ ràng và phân loại khoa học các nhóm tài liệu theo dự án, theo công việc. Đồng thời bạn có thể kiểm soát việc sử dụng tài liệu của mình một cách an toàn, mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị.

Trên đây tôi đã trình bày xong tính năng và cách quản lý tài liệu trên phần mềm quản lý công việc VTASK 

Ngay từ bây giờ, bạn hãy truy cập vào website vtask.net để theo dõi thêm các  video khác của chúng tôi cũng như trải nghiệm các tính năng ưu việt của VTASK.

VTASK – Phần mềm quản lý công việc trực tuyến hiệu quả.
Làm việc là phải tương tác, Có VTASK không lo hỏng việc!