Quản lý ngân sách công việc trên VTASK

218 lượt xem
Nội dung chi tiết
Xuất bản: 23/09/2018

Chào các bạn! 
Cảm ơn các bạn đã theo dõi các video của chúng tôi.

Để tiếp tục tìm hiểu phần mềm quản lý công việc trực tuyến VTASK, hôm nay tôi sẽ giới thiệu tới các bạn một chức năng rất quan trọng đó là quản lý ngân sách (dòng tiền) của công việc và dự án.

Như chúng ta đã biết, Ngân sách của dự án chính là dòng tiền cân đối Thu – Chi của dự án.
Ngân sách của dự án sẽ được tổng hợp từ chính các ngân sách của công việc.
Quản lý ngân sách là một trong những nội dung quan trọng trong quản lý dự án.

Với phần mềm quản lý công việc VTASK, chúng tôi đã trang bị 1 module giúp người dùng dễ dàng theo dõi dòng tiền của các công việc và dự án. Để tìm hiểu kỹ hơn về module này, mời các bạn xem tiếp video
Như thường lệ, chúng ta đăng nhập vào hệ thống phần mềm VTASK trên trình duyệt web.


Sau đó các bạn truy cập vào view Dự án
Tại đây, chúng ta thấy phần mềm đã tổng hợp 1 cột có tên là Ngân sách cho từng dự án mà mình đang quản lý.
Đây là thông tin ngân sách của dự án, nó bao gồm: Chi phí, doanh thu và Ngân sách = Thu – Chi
Các số liệu này đã được phần mềm tự động tổng hợp từ số liệu ngân sách của các công việc trong dự án.

Do đó để thiết lập ngân sách cho dự án, yêu cầu chúng ta phải tiến hành cập nhật ngân sách cho từng công việc trong mỗi dự án.
Để quản lý ngân sách cho từng công việc trong dự án, ta thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Các bạn mở bảng danh sách công việc của 1 dự án và truy cập và trang chi tiết công việc mà bạn muốn cập nhật ngân sách. Ví dụ Tôi truy cập vào công việc này.

Bước 2: Tại trang chi tiết công việc, các bạn click vào Tab Ngân sách ở cột THÔNG TIN CÔNG VIỆC. Nếu công việc của bạn chưa có phát sinh ngân sách thì phần mềm sẽ hiện ra thông báo hướng dẫn.

Bước 3: Để tạo một ngân sách cho công việc, bạn click vào icon hình dấu cộng (+) và mở hộp thoại “Tạo ngân sách”

Bước 4: Sau khi hộp thoại Tạo ngân sách xuất hiện, bạn tiến hành nhập đầy đủ các nội dung. Bản chất của việc tạo ngân sách chính là tạo các phiếu thu, phiếu chi cho công việc.
Ví dụ tôi sẽ tạo 1 phiếu thu như sau:
- Ngày: tôi nhập thời gian phát sinh ngân sách. Ví dụ tôi nhập ngày 10/09/2018
- Loại ngân sách: Tôi chọn phiếu thu
- Nội dung: Tôi nhập “Thu tiền nhà của khách”
- Giá trị: Tôi nhập 10.000.000 
Và sau khi đã khai báo đầy đủ thông tin, tôi nhấn Cập nhật để hoàn thành tạo 1 ngân sách là 1 phiếu thu.

Khi đó trong bảng ngân sách của công việc, đã xuất hiện 1 phiếu thu với giá trị tương ứng

Tương tự, các bạn có thể khởi tạo các phiếu thu, phiếu chi phát sinh cho công việc này trong suốt quá trình thực hiện công việc.
Lưu ý: Bất kỳ thành viên nào tham gia công việc đều có quyền tạo ngân sách phát sinh. Thành viên chỉ được sửa và xóa các ngân sách do chính mình tạo.

Tiếp theo, tôi sẽ giới thiệu qua chế độ báo cáo ngân sách trên VTASK

Để xem các báo cáo tổng hợp ngân sách trên phần mềm VTASK, các bạn truy cập vào view Ngân sách trên thanh công cụ bên trái
Tại view này bao gồm các khối chức năng:
- Trên cùng là menu chức năng của view này, gồm Chọn dự án và chọn khoảng thời gian
- Ngay phía dưới là phần biểu đồ ngân sách của các dự án đã được chọn. Đây là biểu đồ đường thể hiện các mốc ngân sách theo các tháng trong năm. Qua biểu đồ này người dùng hoàn toàn có thể thấy được xu hướng phát triển của ngân sách theo thời gian.
- Tiếp theo bên dưới là Bảng tổng hợp chứng từ. Bảng này sẽ tập hợp tất cả các chứng từ Thu, Chi của các công việc mà bạn được quyền tham gia. Trong bảng này thể hiện rõ các thông tin của các phiếu thu, phiếu chi.

Bên phải là một biểu đồ Tổng hợp ngân sách chung cho các dự án hình cột thể hiện được các giá trị Doanh thu, chi phí và cân đối Thu – Chi.
Để xem ngân sách của 1 hoặc 1 số dự án, các bạn chỉ cần click và chọn thay đổi trên munu này.

Để xem ngân sách của dự án trong một khoảng thời gian nào đó các bạn chỉ cần điều chỉnh khoảng thời gian trên menu và phần mềm sẽ lọc, tổng hợp cho bạn.

Ngoài ra, phần mềm cho phép bạn kết xuất các bảng biểu ra môi trường excel để phục vụ cho các mục đích khác, bằng cách bạn click vào icon Export này.

Như vậy Tôi đã vừa trình bày xong cách tạo các phiếu thu, chi cho công việc và cập nhật ngân sách của dự án.
Việc theo dõi, kiểm soát ngân sách công việc, dự án rất quan trọng trong quản lý dự án. Để dự án thành công bạn cần phải nắm được nhu cầu ngân sách của nó. Tránh tình trạng dự án chưa xong ngân sách đã cạn kiệt. 

Để xem các video hướng dẫn chi tiết khác, các bạn Hãy truy cập website vtask.net của chúng tôi.

VTASK – Phần mềm quản lý công việc trực tuyến hiệu quả.
Làm việc là phải tương tác, Có VTASK không lo hỏng việc!