KPI Report & Task Report trên phần mềm VTASK

392 lượt xem
Nội dung chi tiết
Xuất bản: 24/09/2018

Chào các bạn! 
Cảm ơn các bạn đã theo dõi các video của chúng tôi.

Với mong muốn mang tới cho khách hàng các giải pháp quản trị công việc, quản trị doanh nghiệp tiên tiến hơn. Chúng tôi đã tạo ra nền tảng phần mềm quản lý công việc trực tuyến VTASK.

Đồng thời để khách hàng có thể dễ dàng tìm hiểu và áp dụng thành công VTASK cho doanh nghiệp mình, chúng tôi đã xây dựng hệ thống video hướng dẫn sử dụng cực kỳ chi tiết và khoa học. Người xem dễ tiếp thu và thực hành sử dụng VTASK.

Tiếp theo chuỗi video hướng dẫn sử dụng VTASK, hôm nay tôi sẽ hướng dẫn các bạn các nội dung về KPI Report – Báo cáo đánh giá hiệu suất công việc và Task Report – Báo cáo công việc định kỳ

Như thường lệ, chúng ta đăng nhập vào hệ thống phần mềm VTASK trên trình duyệt web.

Sau khi đăng nhập, trên thanh công cụ bên trái, bạn truy cập vào view Báo cáo.

Tại view này, chúng ta dễ dàng thấy có 2 Tab đó là KPI Report và Task Report.

Đầu tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu view KPI Report

KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc.
Vậy KPI Report trong VTASK có những gì ?
Sau nhiều khảo sát và đúng như định nghĩa của cụm từ KPI, chúng tôi khẳng địng rằng Hiệu suất công việc là 1 chỉ số tốt nhất, sát thực nhất và quan trọng nhất để đánh giá thực hiện công việc. Do đó trên hệ thống VTASK chúng tôi chỉ tập trung xây dựng, tính toán và báo cáo chỉ số KPI này.

Đúng vậy, một nhân viên tốt là 1 nhân viên luôn hoàn thành mọi công việc được giao. Một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hiệu quả là 1 doanh nghiệp luôn hoàn thành tốt các bản kế hoạch đã đề ra.
Vậy hiệu suất công việc là thước đo đúng đắn nhất để đánh giá năng lực của nhân viên, hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

View KPI Report trên VTASK bao gồm 2 phần.

- Phần bên trái là bảng Đánh giá thực hiện công việc
Tại bảng này sẽ hiện thị danh sách các thành viên tham gia Nhóm làm việc tương ứng. Theo đó mỗi thành viên sẽ có các chỉ số đánh giá thực hiện công việc là: 
+ Tổng số việc đã làm
+ Việc đã hoàn thành
+ Việc chưa hoàn thành
+ Việc quá hạn
Và Hiệu suất công việc
=> Như vậy bảng này cho chúng ta các chỉ số tuyệt đối và các chỉ số tương đối phản ánh khả năng hoàn thành công việc của mỗi nhân viên.
Đặc biệt, phần mềm cho phép bạn lựa chọn 1 khoảng thời gian bất kỳ và dự án bất kỳ để xem các chỉ số KPI này của thành viên.
Với các chỉ số này, các nhà quản lý có thể biết được thành viên nào tích cực tham gia nhiều công việc nhất, rồi số lượng công việc hoàn thành cũng như quá hạn và hiệu suất công việc chính là tỷ lệ công việc hoàn thành trên tổng số công việc đã thực hiện. Các chỉ số này không những cho biết số lượng công việc thành viên thực hiện mà còn cho biết chất lượng thực hiện công việc của thành viên
VTASK còn cho phép người dùng kết xuất các dữ liệu KPI này ra môi trường Excel để doanh nghiệp có thêm những đánh giá khác hoặc đưa vào hệ thống KPI chung của doanh nghiệp.

- Phần bên phải là phần Biểu đồ công việc và danh sách công việc chi tiết của các dự án mà thành viên thực hiện. Tại bảng này phần mềm cho chúng ta biết được chi tiết các công việc thành viên đã thực hiện và trạng thái của từng công việc đó.

Như vậy với KPI Report VTASK cho bạn thấy một bức tranh cụ thể về tình trạng làm việc của từng thành viên. Nó được tổng hợp và đánh giá một cách khách quan, minh bạch. Phản ánh chân thực năng lực của nhân viên dựa trên chính các công việc mà nhân viên đó được giao và thực hiện.

Tiếp theo tôi xin giới thiệu Task Report – Hệ thống báo cáo định kỳ công việc của thành viên.

Hiện nay nhiều công ty, doanh nghiệp đã và đang yêu cầu các phòng ban, cá nhân phải lập báo cáo công việc tuần, báo cáo công việc tháng … Tuy nhiên theo như VTASK khảo sát thì hầu hết các ý kiến đều cho rằng công việc này thực sự khá mất nhiều thời gian để phải tổng hợp, thậm chí nhiều khi vẫn mang tính đối phó, không trung thực thực dẫn tới các đánh giá của cấp trên không công bằng, minh bạch.
Tuy nhiên với VTASK, những vấn đề nêu trên đã được xử lý triệt để thông qua hệ thống báo cáo công việc tự động Task Report.

Với Task Report, chỉ cần 1 vài click chuột phần mềm đã tự động tổng hợp báo cáo công việc một cách chi tiết nhất cho nhân viên với khoảng thời gian bất kỳ mà bạn mong muốn hoặc lãnh đạo yêu cầu.
Sau đây chúng ta cùng đi tìm hiểu  chi tiết.

Đầu tiên tôi sẽ giới thiệu về giao diện Task Report.
Cột bên trái này là danh sách các báo cáo mà bạn đã tạo
Cột bên phải sẽ là nội dung chi tiết của 1 báo cáo mà bạn chọn trong cột bên trái.
Tiếp theo tôi xin giới thiệu cách Tạo báo cáo.
Để tạo 1 báo cáo định kỳ, bạn click vào nút “+Tạo báo cáo”. Một hộp thoại xuất hiện.
Các bạn nhập tên báo cáo mà mình muốn tạo. Ví dụ tôi sẽ tạo 1 báo cáo có tên “Báo cáo công việc tuần 28”
Tiếp theo các bạn chọn dự án. Các bạn muốn tạo báo cáo công việc được lấy từ các dự án mà mình muốn báo cáo. Ví dụ tôi chọn Tất cả dự án.
Cuối cùng các bạn chọn thời gian tổng hợp báo cáo. Ví dụ tương ứng với tuần 28 tôi chọn từ ngày: …đến ngày …. 
Sau đó các bạn click TẠO BÁO CÁO để hoàn thành.
Như vậy chúng ta đã tạo 1 báo cáo công việc định kỳ là Báo cáo công việc tuần 28. Tôi click vào báo cáo này và các bạn thấy tại cột nội dung bên phải hiện thị 1 cách đầy đủ thông tin của 1 báo cáo công việc, gồm:
+ Báo cáo công việc của ai
+ Tên báo cáo
+ Các chỉ số tổng hợp của báo cáo như: Tổng số công việc, tổng số dự án, hiệu suất công việc, Tổng ngân sách.
+ Và bảng danh sách chi tiết công việc đã thực hiện tại các dự án của thành viên.
Đây có thể coi là 1 bản báo cáo rõ ràng, minh bạch và đầy đủ nhất về công việc thực hiện của 1 thành viên.
Điều đáng nói ở đây là báo cáo này sẽ được VTASK tự động truy xuất dữ liệu 1 cách nhanh chóng cũng như chính xác, khách quan, minh bạch mà không phải tốn thời gian, công sức hay thiếu tính chính xác như biện pháp lập báo cáo thủ công mang lại.

Một đặc điểm nổi bật nữa của Task Report chính là khả năng chia sẻ báo cáo cho bất kỳ ai trong nhóm làm việc.
Sau khi bạn tạo 1 báo cáo công việc xong, nếu sếp của bạn yêu cầu báo cáo, rất đơn giản bạn làm như sau:
Tại tên báo cáo tương ứng, bạn click vào dấu 3 chấm và chọn chức năng “chia sẻ”. Hộp thoại chia sẻ báo cáo xuất hiện.
Tiếp theo bạn tick chọn thành viên mà mình muốn chia sẻ báo cáo này cho họ biết. Tôi ví dụ như tôi chia sẻ báo cáo công việc tuần 28 cho thành viên này …, giả sử thành viên này là lãnh đạo của tôi và ông ấy yêu cầu tôi phải gửi báo cáo công việc tuần.
Sau khi chọn xong, các bạn nhấn cập nhật ở dưới cùng của hộp thoại để hoàn tất.
Khi đó các bạn để ý ở ngoài danh sách báo cáo, ngay phía dưới Avarta đã hiện 1 icon chia sẻ. Các bạn click vào icon này sẽ biết được danh sách thành viên mà bạn đã chia sẻ báo cáo này. Đồng thời cũng ở chức năng này, bạn có thể xóa bỏ chia sẻ thành viên mà bạn mong muốn.

Như vậy tôi đã vừa giới thiệu tới các bạn các module KPI Report và Task Report trên phần mềm quản lý công việc online VTASK. 

Với tính năng này giờ đây nhân viên không còn phải mất hàng giờ để làm báo cáo. Lãng phí thời gian nhưng không minh bạch, không khách quan.
Với KPI Report của VTASK sẽ góp phần giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên và năng lực của họ. Thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp
Ngay từ bây giờ, bạn hãy truy cập vào website vtask.net để theo dõi thêm các  video khác của chúng tôi cũng như trải nghiệm các tính năng ưu việt này của VTASK.

VTASK – Phần mềm quản lý công việc trực tuyến hiệu quả.
Làm việc là phải tương tác, Có VTASK không lo hỏng việc!