Hướng dẫn tạo mới dự án và gán nhóm việc cho dự án

313 lượt xem
Nội dung chi tiết
Xuất bản: 13/09/2018

Chào các bạn! Cảm ơn các bạn đã quan tâm sử dụng phần mềm quản lý công việc VTASK và theo dõi các video của chúng tôi.

Hôm nay Tôi sẽ tiếp tục hướng dẫn các bạn sử dụng phần mềm VTASK.
Video này Tôi sẽ giới thiệu tới các bạn cách Khởi tạo 1 dự án hoặc 1 kế hoạch công việc trên phần mềm VTASK 

Đầu tiên chúng ta mở trình duyệt Chrome và đăng nhập vào Vtask bằng tài khoản đã được kích hoạt. Điền email, mật khẩu và Click vào đăng nhập


Sau đó phần mềm sẽ chuyển ta đến view Trang chủ mặc định như thường lệ.
Trước khi đến với việc khởi tạo 1 dự án hay 1 bản kế hoạch trên VTASK, Tôi sẽ giới thiệu qua một chút về vấn đề thế nào là 1 bản kế hoạch công việc.

Như chúng ta biết, một dự án hay một bản kế hoạch công việc chính là tập hợp tất cả các công việc cần phải thực hiện của dự án lại tạo nên 1 bản danh sách công việc có mối quan hệ về thời gian và các nguồn lực khác.
Tôi lấy ví dụ, chúng ta có 1 dự án A. Để đi quản lý dự án A này, điều đầu tiên chúng ta cần làm là chúng ta phải vạch ra được hoặc list ra được các khối công việc thuộc dự án này (hay còn gọi là nhóm việc). Trong mỗi Nhóm công việc đó chúng ta phải liệt kê ra được danh sách các công việc chi tiết cần phải thực hiện.
Quá trình này hay được gọi chung là  công tác lập kế hoạch công việc của dự án.
Như vậy điểm mấu chốt của lập dự án chính là liệt kê công việc cần phải thực hiện.
Bài toán của chúng ta bây giờ là làm sao triển khai được kế hoạch của dự án này lên VTASK. Và sau khi đưa lên trên hệ thống VTASK rồi chúng ta mới có thể quản lý, theo dõi nó một cách dễ dàng.

Tiếp theo đây tôi sẽ giới thiệu mọi người cách lập 1 dự án hay còn gọi là bản kế hoạch trên phần mềm VTASK.

Bước 1:Tạo mới tên dự án

Để tạo mới tên dự án, trên thanh công cụ bên trái, Chúng ta click view Dự án. Đây là màn hình hiện thị toàn bộ danh sách các dự án hay là bản kế hoạch của chúng ta. Do đó tên gọi của nó là: BẢNG DANH SÁCH KẾ HOẠCH/DỰ ÁN
Tiếp theo, để tạo 1 dự án mới các bạn click vào nút TẠO DỰ ÁN
Một hộp thoại xuất hiện, tại đây các bạn điền đầy đủ thông tin, gồm:
- Tên dự án: là tên của dự án hay bản kế hoạch mà mình muốn quản lý. Tôi lấy ví dụ: Dự án A
- Tiền tệ dự án: Các bạn chọn loại tiền tệ cho dự án, có 2 loại đơn vị tiền tệ được sử dụng trên vtask đó là VNĐ và USD
- Tỷ giá quy đổi đồng tiền chung: Trong trường hợp các bạn có nhiều dự án khác nhau và sử dụng cả 2 loại tiền tệ VNĐ và USD thì để phần mềm tự động tổng hợp số liệu tài chính về 1 loại tiền chung là USD thì các bạn phải nhập tỷ giá quy đổi đối với dự án sử dụng đồng tiền VNĐ. Những dự án sử dụng USD mặc định tỷ giá là 1.
Tiếp theo, các bạn có thể gán thành viên tham gia dự án này. Click vào biểu tượng gán thành viên để mở danh sách thành viên ra và chọn thành viên.
Lưu ý: Chỉ có những thành viên đã được mời tham gia Nhóm làm việc của bạn mới xuất hiện trong list danh sách này.  Do đó nếu bạn muốn gán thành viên nào cho dự án thì đầu tiên bạn phải Mời thành viên đó tham gia Nhóm làm việc của bạn. Để hiểu rõ hơn về nội dung này bạn vui lòng xem video hướng dẫn Cách thêm thành viên vào Nhóm làm việc. Mặt khác, bạn có thể update và gán thành viên cho dự án ở bước sau.
Cuối cùng bạn click TẠO MỚI để hoàn tất việc Tạo dự án mới. Khi đó ngoài danh sách dự án đã xuất hiện dự án mới của bạn
 
Bước 2: Tạo Nhóm việc cho dự án

Tùy vào tính chất của từng dự án chúng ta có thể tạo nhóm việc hoặc không tạo nhóm việc cho dự án.
Ví dụ như 1 dự án phức tạp như dự án Đầu tư Xây dựng tòa nhà A thì bạn nên phân tách dự án này thành các nhóm việc nhỏ hơn như: Gói thầu số 1, gói thầu số 2, gói thầu số 3 ….vv
Nhưng với dự án nhỏ như Thiết kế phòng khách cho Ông A thì các bạn không cần chia dự án thành các nhóm việc nữa.
Như vậy có nghĩa là trước khi tạo lập kế hoạch dự án bạn phải xác định tính chất dự án, đặc điểm và quy mô của dự án.
Sau đây tôi sẽ giới thiệu cách tạo nhóm việc của dự án.
Trên thanh công cụ, các bạn click vào Tab Nhóm việc (nằm cạnh Tab dự án). Đây là view chứa danh sách nhóm việc chung của tất cả các dự án.
Để tạo mới 1 nhóm việc, bạn click vào Tạo nhóm việc, 1 hộp thoại xuất hiện, trong đó:
- Bạn nhập tên nhóm việc: Ví dụ tôi nhập Nhóm việc A1
- Nhập mô tả nhóm việc (nếu có)
Sau đó bạn click TẠO MỚI để hoàn tất tạo Nhóm việc

Để đáp ứng với nhiều mô hình quản lý, chúng tôi thiết kế bảng danh sách nhóm việc độc lập, sau đó các nhóm việc này sẽ được gán cho dự án. Như vậy mỗi nhóm việc có thể được gán cho 1 hoặc nhiều dự án khác nhau. Điều này giúp người dùng không phải tạo đi tạo những nhóm việc giống nhau cho các dự án khác nhau.

Tôi sẽ tạo tiếp 2 nhóm việc nữa: Nhóm việc A2 và Nhóm việc A3 

Sau khi chúng ta tạo xong nhóm việc, chúng ta sẽ đi tới bước tiếp theo là gán nhóm việc cho dự án.

Bước 3: Gán nhóm việc cho dự án

Để gán nhóm việc cho dự án chúng ta chuyển sang Tab dự án.
Chọn dự án A và click vào biểu tượng nhóm việc, sau đó hộp thoại quản lý nhóm việc dự án xuất hiện.
Hộp thoại quản lý Nhóm việc có những nội dung sau:
- Cột bên trái là danh sách nhóm việc do bạn cũng như thành viên khác đã tạo, tại đây có tên nhóm việc và avatar của thành viên tạo nhóm việc đó. Nếu danh sách nhóm việc dài, thì bạn có thể sử dụng chức năng lọc nhóm việc.
Mặt khác, nếu tại danh sách này chưa có nhóm việc nào thì bạn hoàn toàn có thể tạo mới nhóm việc tại view này thông qua chức năng tạo mới. Điều hướng chức năng này giúp bạn thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng. Như vậy bạn có thể tạo nhóm việc tại view Quản lý nhóm việc hoặc tại đây.

- Cột bên phải là danh sách nhóm việc đã được gán cho dự án. 
Trong danh sách này có 1 nhóm việc đã được hệ thống tạo sẵn và không thể xóa bỏ được đó là: Nhóm mặc định
Tất cả các công việc sau này khi các bạn tạo mới nếu không gán cho nhóm việc khác thì nó sẽ mặc định thuộc nhóm việc mặc định này.
- Để gán nhóm việc cho dự án, các bạn click vào nút “Thêm” của nhóm việc tương ứng, ngay lập tức nhóm việc này sẽ được di chuyển sang danh sách nhóm việc được gán.
Bạn có thể xóa bỏ các nhóm việc đã gán bằng cách click vào icon thùng rác. Sau khi xóa nhóm việc đã gán thì các công việc thuộc nhóm này sẽ tự động chuyển sang Nhóm mặc định.

Như vậy Tôi đã vừa Hướng dẫn các bạn cách tạo 1 dự án mới và tạo nhóm việc cũng như gán nhóm việc cho Dự án.

Video tiếp theo tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách Thêm thành viên vào dự án và quản lý thành viên của dự án.

Qua video này, các bạn hiểu rõ hơn về cách tạo 1 dự án mới trên phần mềm VTASK.

Để xem các video hướng dẫn chi tiết khác, các bạn Hãy truy cập website vtask.net và đăng ký tài khoản sử dụng.

VTASK – Phần mềm quản lý công việc trực tuyến hiệu quả.
Làm việc là phải tương tác, Có VTASK không lo hỏng việc!