Hướng dẫn quản lý tiến độ công việc trên VTASK

362 lượt xem
Nội dung chi tiết
Xuất bản: 17/09/2018

Chào các bạn! 
Để quản lý công việc, một yếu tố mà không thể cho bất kỳ ai đang làm công việc này đó chính là quản lý Tiến độ của công việc. 
Hôm nay tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách quản lý, cập nhật tiến độ công việc của dự án.

Đúng vậy, tiến độ là một trong những tiêu chí vô cùng quan trọng khi chúng ta quản lý dự án. Tiến độ phản ánh tiến trình của thời gian để thực hiện dự án đó là nhanh hay chậm, đúng tiến độ hay bị trễ.
Việc tiến độ dự án thay đổi sẽ kéo theo nhiều hệ lụy khác như: Chi phí thực hiện dự án thay đổi, uy tín và chất lượng dự án thay đổi.
Tiến độ của dự án được xây dựng từ tiến độ của các công việc. Do đó quản lý tiến độ dự án chính là các bạn đang đi quản lý tiến độ của từng công việc trong dự án.

Tiếp sau đây tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách quản lý tiến độ công việc trên phần mềm quản lý công việc online VTASK
Như thường lệ, chúng ta đăng nhập vào hệ thống phần mềm VTASK trên trình duyệt web.


Sau đó các bạn truy cập vào trang thông tin chi tiết của 1 dự án view Table, Chúng ta thấy tại bảng danh sách công việc của dự án có cột trạng thái thể hiện được trạng thái của công việc và tỷ lệ hoàn thành của công việc đó. Ví dụ như công việc … có trạng thái đang làm và tỷ lệ hoàn thành là …% ..vv
Nếu chúng ta chuyển sang view TASK, chúng ta có thể thấy các biểu đồ hình tròn thể hiện mức độ hoàn thành của từng công việc.

Vấn đề đặt ra cho chúng ta bây giờ là làm sao kiểm soát, quản lý tiến độ của từng công việc này trên vtask.
TRên phần mềm VTASK, bạn phải quản lý tiến độ của từng công việc như ngày bắt đầu, ngày hoàn thành, mức độ hoàn thành theo thời gian … bằng cách theo dõi và cập nhật thông tin cho nó.

Thông thường trong mỗi công việc, khi lãnh đạo giao việc cho 1 hoặc 1 số thành viên thực hiện. Các thành viên thực hiện công việc phải chủ động cập nhật tỷ lệ hoàn thành của công việc đó theo từng thời điểm và hệ thống sẽ thông báo tới các thành viên còn lại được biết.

Để thực hiện được vấn đề này trong VTASK, rất đơn giản, bạn chỉ cần truy cập vào chi tiết của từng công việc. Tôi lấy ví dụ tôi sẽ truy cập vào công việc …. Sau đó tại cột thông tin chi tiết công việc, bạn để ý tới Tab Tiến độ.
Tại đây bạn sẽ thấy Tab tiến độ của công việc đã được thể hiện đầy đủ các thông tin về tiến độ như: Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời gian thực hiện và tiến độ hoàn thành.
Như vậy với các thông tin này, bạn hoàn toàn biết được công việc này cần phải làm trong bao lâu, làm lúc nào và khi nào thì phản hoàn thành.
Một tính năng vô cùng tiện lợi giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi quá trình xử lý của 1 công việc đó chính là tính năng cập nhật tiến độ hoàn thành theo thời gian thực.
Rất đơn giản, các thành viên tham gia thực hiện công việc chỉ cần kéo thanh tiến trình đến mức độ hoàn thành mong muốn. Khi đó các thành viên còn lại sẽ dễ dàng nắm bắt được mức độ hoàn thành hiện thời của công việc. Điều này rất có ý nghĩa cho những ai đang làm công tác quản lý. Vì qua tỷ lệ hoàn thành này, kết hợp với các deadline của công việc, nhà quản lý sẽ đánh giá được khả năng hoàn thành đúng hạn của công việc (hay còn gọi là tiến độ khả thi).

Giả sử 1 công việc có thời gian thực hiện 2 ngày, sau khi hết 1 ngày thành viên thực hiện cập nhật tiến độ 30% và comment lý do: ví dụ do mưa lũ nên hàng không về kịp và không đủ nguyên liệu để sản xuất. Điều này có nghĩa là nguy cơ chậm tiến độ sẽ rất cao. Từ đó nhà quản lý ngay lập tức sẽ đưa ra 1 chỉ đạo: ví dụ Huy động nguyên liệu từ các đơn vị đối tác để bổ sung. 

Như vậy các bạn đã thấy việc quản lý tiến độ nó cực kỳ quan trọng. Thế nhưng hiện nay có rất nhiều dự án cũng như doanh nghiệp vẫn chưa nhìn nhận rõ điều này và luôn thực hiện công việc theo kiểu “Nước đến chân mới nhảy” => Đây được gọi là rủi ro trong quản lý dự án.

Để điều chỉnh ngày bắt đầu hay ngày kết thúc của 1 công việc, bạn clcik vào icon hình bút chì và nhập lại thời gian bạn mong muốn
Lưu ý: Chỉ có admin của công việc (người tạo công việc) mới có quyền điều chỉnh các mốc thời gian này.

Ngoài ra, để cập nhật tiến độ công việc trên phần mềm vtask, bạn có thể sử dụng view TASK -> Click vào biểu đồ tiến độ của công việc tương ứng, hộp thoại cập nhật tiến độ xuất hiện và bạn kéo thanh tiến trình đến tỷ lệ hoàn thành mong muốn.
Như vậy Tôi đã vừa trình bày xong cách cập nhật, quản lý tiến độ công việc trên phần mềm VTASK.
Việc theo dõi, kiểm soát tiến độ là hết sức quan trọng. Do đó ngay từ bây giờ bạn hãy học cách quản lý tiến độ của bất kỳ công việc nào mà bạn thực hiện. Đó là sẽ thói quen tốt cho bạn không chỉ trong công việc mà ngay cả trong cuộc sống. 

Để xem các video hướng dẫn chi tiết khác, các bạn Hãy truy cập website vtask.net của chúng tôi.

VTASK – Phần mềm quản lý công việc trực tuyến hiệu quả.
Làm việc là phải tương tác, Có VTASK không lo hỏng việc!