Giới thiệu giao diện tổng quát phần mềm quản lý công việc VTASK

462 lượt xem
Nội dung chi tiết
Xuất bản: 09/09/2018

Chào các bạn! Tại video trước Tôi đã hướng dẫn các bạn tạo tài khoản và đăng nhập trên hệ thống VTASK
Hôm nay Tôi sẽ giới thiệu tới các bạn các giao diện chính trong VTASK.
Đầu tiên chúng ta sẽ cùng đăng nhập vào Vtask bằng tài khoản đã được kích hoạt. Điền email, mật khẩu và Click vào đăng nhập
Đây là giao diện Trang chủ, là giao diện mặc định khi chúng ta lần đầu đăng nhập vào phần mềm VTASK.
Sau đây tôi sẽ giới thiệu cho các bạn bố cục tổng thể của phần mềm:

Phần mềm VTASK được chia làm 3 phần rõ rệt:

* Phần đầu tiên là Thanh công cụ phía trên bao gồm các nhóm chức năng: Quản lý tài khoản, quản lý thông báo, tin nhắn và quản lý Nhóm làm việc.

* Phần thứ 2 là Thanh công cụ bên trái: Thanh công cụ này tập hợp các chức năng để chúng ta sử dụng quản lý dự án, công việc, bao gồm: Trang chủ, quản lý Dự án, quản lý Công việc, quản lý Ngân sách, các Báo cáo, quản lý tài liệu và các cài đặt thêm. 

* Phần thứ 3 là  Phần nội dung chi tiết. Phần này sẽ hiện thị các nội dung chi tiết khi chúng ta sử dụng các chức năng của phần mềm. 
Tiếp theo Tôi sẽ giới thiệu chi tiết từng giao diện và chức năng cụ thể.

Đầu tiên là thanh công cụ phí trên:
Đây là thanh công cụ chứa các chức năng quản lý, bao gồm:

1. Module quản lý thông tin tài khoản (góc bên phải):
Tại đây các bạn có thể quản lý toàn bộ thông tin tài khoản của mình trên VTASK, bao gồm: 
-    Thông tin chung
-    Thông tin thanh toán
-    Thông tin gói tài khoản
-    Và Đăng xuất hệ thống

2. Module quản lý thông báo và tương tác:
VTASK là phần mềm đề cao tính năng tương tác, do đó module thông báo (hình chuông) là nơi hiện thị tất cả các thông báo xảy ra trên hệ thống. Hầu hết mọi hoạt động của thành viên trên hệ thống đều được thông báo tại đây do đó bạn hoàn toàn kiểm soát hệ thống một cách dễ dàng.

3. Module quản lý Nhóm làm việc (hoặc có thể gọi là Nhóm tài khoản)
Một tính năng vô cùng hữu hiệu của VTASK đó chính là làm việc và cộng tác đa nhóm.
Có nghĩa là bạn chỉ cần 1 tài khoản duy nhất trên hệ thống VTASK, bạn có thể mời bất kỳ ai tham gia nhóm làm việc của bạn hoặc bạn có thể nhận lời tham gia nhóm công việc của bất kỳ người nào khác. Việc chuyển đổi các nhóm làm việc được thực hiện một cách dễ dàng bằng module quản lý Nhóm làm việc này.
Bạn click vào phân vùng nhóm làm việc, một list danh sách nhóm làm việc hiện ra, trong đó bao gồm: 
- Nhóm làm việc của tôi (chính là nhóm của bạn, do bạn làm chủ)
- Nhóm làm việc Đã tham gia (chính là nhóm làm việc bạn đã được người khác mời tham gia và bạn đồng ý tham gia)

Tiếp theo, Tôi sẽ giới thiệu tới Thanh công cụ bên trái và phần nội dung tương ứng của nó
 
Thanh công cụ này sẽ là nơi mà chúng ta sử dụng nhiều nhất trong quá trình sử dụng phần mềm.

* Đầu tiên là view Trang chủ: Tại view này bao gồm:
- Module Tổng hợp các công việc mà bạn phải làm trong tuần, qua module này bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được các công việc phải thực hiện trong tuần này. Hệ thống sẽ tự động tổng hợp cho bạn dựa trên tất cả  công việc của các dự án.
- Và tiếp theo là module tổng hợp video demo online và video hướng dẫn sử dụng. Chúng tôi xây dựng hệ thống video này giúp người dùng dễ dàng triển khai VTASK vào công việc quản lý của mình. Các video này không chỉ hướng dẫn sử dụng VTASK mà còn đưa ra các giải pháp quản lý công việc quả của từng lĩnh vực trên phần mềm VTASK.

* Tiếp theo là View Dự án
Đây là view hiện thị bảng danh sách các dự án, các kế hoạch mà bạn khởi tạo để quản lý. Tất cả các dự án sẽ được tạo và hiện thị tại đây. 
Trong bảng danh sách dự án này cho phép chúng ta theo dõi các số liệu tổng hợp của dự án một cách dễ dàng như: Tên dự án, nhóm công việc của dự án, Thời gian, ngân sách, thành viên tham gia dự án và kết quả thực hiện dự án.
Cũng tại view này, bạn có thể quản lý và khởi tạo các Nhóm công việc cho dự án bằng cách click vào Tab Nhóm việc. 
Nhóm việc là sẽ giúp bạn phân tách dự án thành các nhóm khác nhau nằm trong dự án đó. Giúp bạn dễ dàng quản lý theo mô hình đa luồng việc. 
Trong phần sau Tôi sẽ giới thiệu cụ thể hơn về các nội dung chi tiết này.

* Tiếp theo chúng ta đến với View Công việc:
Đây là view hiện thị danh sách công việc của một dự án cụ thể.
Nếu lần đầu truy cập, bạn phải vào view Dự án và click vào 1 dự án bất kỳ bạn muốn xem công việc của nó. Khi đó phần mềm sẽ chuyển bạn tới view danh sách công việc này.
View Công việc được thể hiện dưới 2 hình thức khác nhau, đó là:
- Hiện danh sách công việc dưới dạng bảng (Table): Đây là cách hiện thị truyền thống nên hiện nay có rất nhiều thành viên sử dụng view này.
Đặc điểm của view Table này là danh sách công việc được sắp xếp theo 1 bảng và được phân cấp theo từng NHóm việc nên có tính tổng quát cao và khi lượng công việc nhiều thì rất dễ theo dõi.
- Hình thức thứ 2 đó là: Hiện thị danh sách theo mô hình KANBAN (view Task) – có nghĩa các công việc được hiện thị theo các thẻ (Card) việc, nó như là 1 tờ giấy note dán lên tường. Mỗi nhóm việc là một cái cột việc, trong mỗi cột việc sẽ gồm các Thẻ việc thể hiện thông tin của công việc đó. Với mô hình KANBAN này phù hợp cho những lĩnh vực quản lý hoặc dự án có số công việc ít, dễ theo dõi. Đặc biệt ở mô hình này, bạn dễ dàng kéo thả các thẻ việc từ Cột này sang cột khác. Đây là ưu điểm mà nhiều thành viên yêu thích.
Bạn có thể chuyển đổi dễ dàng các cách hiện thị công việc theo Table hoặc Task.

Tại view công việc, bạn có thể xem công việc của các dự án khác nhau thông qua chức năng chọn dự án. Việc này giúp bạn không phải quay lại view dự án để chọn lại dự án khác.

Bạn có thể thêm bớt thành viên tham gia dự án thông qua chức năng quản lý thành viên.
Bạn cũng có thể tìm kiếm hoặc lọc công việc dễ dàng theo các tiêu chí khác nhau thông qua chức năng lọc. 
Nếu bạn muốn xuất toàn bộ dữ liệu bảng công việc ra môi trường excel thì bạn sử dụng tính năng xuất excel tại đây.
Và cuối cùng bạn có thể khởi tạo 1 công việc mới cho dự án này bằng cách click vào nút tạo công việc.

Trong view công việc này Tôi xin giới thiệu thêm đó là view Chi tiết công việc, view chi tiết công việc xuất hiện khi bạn click chuột vào tiêu đề của một công việc bất kỳ trong bảng danh sách công việc.
Giả sử tôi click vào công việc này, phần mềm sẽ chuyển chúng ta vào view chi tiết công việc.
Đây là view chi tiết công  việc!
Có thể nói view Chi tiết công việc là một thiết kế hoàn hảo để bạn quản lý, kiểm soát công việc một cách chi tiết và hiệu quả nhất. Nó như là 1 hồ sơ chi tiết nhất về công việc.
Tôi sẽ giới thiệu qua bố cục của view này, đối với các tính năng cụ thể Tôi sẽ giới thiệu ở các video liên quan về nó.

View chi tiết công việc này được chia làm 3 cột:
- Đầu tiên là cột danh sách công việc của dự án, cột danh sách này giúp bạn dễ dàng chuyển đổi qua lại giữa các công việc, chúng tôi trang bị module này nhằm giúp người dùng dễ dàng điều hướng sử dụng mà ko mất thời gian phải quay ra bảng danh sách công việc để chọn công việc khác. 
Cột danh sách này được phân thành 3 loại công việc: Công việc đang chờ, công việc đang làm và công việc đã hoàn thành.

- Cột ở giữa là cột tương tác công việc: Đây có thể xem là một module chát theo thời gian thực. Tại đây, các thành viên tham gia công việc có thể thảo luận, trao đổi, chỉ đạo, chát, chia sẻ tài liệu, hình ảnh …một cách dễ dàng và theo thời gian thực. Đây là một trong tính năng nổi bật của phần mềm VTASK. Chúng tôi đề cao tính tương tác trong quản lý công việc. Vì chỉ có tương tác với nhau thì mới xử lý được công việc tốt nhất, mất tương tương tác chính là mất thông tin liên lạc và điều này sẽ kéo theo nhiều rủi ro cho công việc. 
Đặc biệt tính năng tương tác này được chúng tôi đồng bộ hóa với các ứng dụng trên điện thoại Android, ios nên bạn dễ dàng theo dõi, tương tác xử lý công việc bất kỳ đâu và thời gian nào. Dữ liệu sẽ được tự động cập nhật đồng bộ theo thời gian thực.

- Và Cột cuối cùng bên phải là cột thông tin công việc:
Tại đây chúng tôi đã trang bị đầy đủ các tính năng để bạn quản lý công việc một cách dễ dàng, cụ thể gồm các module chức năng sau:
+ Module quản lý Tên, mô tả chi tiết công việc
+ Module quản lý Nhóm việc
+ Module quản lý tiến độ công việc
+ Module quản lý ngân sách: bao gồm phiếu thu, phiếu chi của cv
+ Module quản lý thành viên của công việc
+ Module quản lý Ảnh (các file ảnh được chia sẻ khi tương tác)
+ Module quản lý tài liệu (cho phép upload, download, chia sẻ tài liệu, file đính kèm rất thuận tiện)
+ Module quản lý Nhắc hẹn: Đây có thể xem như 1 trợ lý ảo cho bạn, bạn hoàn toàn kiểm soát tiến độ, deadline và các vấn đề liên quan đến thời hạn thông qua module này. Hệ thống sẽ thông báo cho bạn bất kỳ lúc nào bạn muốn nhắc hẹn.
+ Module thông tin mở rộng: Đây là 1 module cho phép bạn tạo thêm những thông tin mở rộng cho công việc như: Tạo các công việc con, các ghi chú cố định khác, các chỉ đạo cố định hoặc các nhật ký liên quan.
Như vậy với những module chức năng này, gần như view chi tiết công việc là 1 bản lý lịch hoàn hảo cho bất kỳ công việc nào.
=> Tất cả những tính năng chi tiết và cách sử dụng chúng tôi sẽ hướng dẫn ở những video sau.

* Tiếp theo chúng ta đến với view Ngân sách
Đây là 1 view tổng hợp ngân sách của dự án. ở view này phần mềm tự động truy xuất và tổng hợp các phiếu thu – chi của các công việc theo dự án. Từ đó xây dựng lên các biểu đồ ngân sách và cân đối thu – chi. Qua đây chúng ta hoàn toàn kiểm soát ngân sách dự án một cách dễ dàng.

* View tiếp theo là view Báo cáo
Đây là một trong những chức năng vô cùng tiện lợi cho doanh nghiệp sử dụng VTASK.
Trong view báo cáo được chia làm 2 nhóm báo cáo như sau:
- KPI Report: Là tổng hợp báo cáo hiệu quả làm việc của từng thành viên. Tại đây hệ thống sẽ tự động tính toán hiệu suất công việc của mỗi thành viên thông qua các công việc mà họ đã và đang thực hiện. Từ đó đưa ra các chỉ tiêu đánh giá tương đối và tuyệt đối một cách minh bạch, khách quan. Và nó là 1 trong những KPI quan trọng để các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng VTASK làm căn cứ đánh giá năng lực nhân viên. Theo chúng tôi đối với mỗi nhân viên, người lao động thì hiệu quả công việc mà họ mang lại chính là KPI tốt nhất.
- Task Report: Là hệ thống báo cáo công việc của chính bạn theo tuần, tháng, quý, năm hay bất kỳ 1 khoảng thời gian nào bạn chọn và  được tạo tự động nhanh chóng. Hơn thế nữa, các báo cáo công việc này dễ dàng chia sẻ cho bất kỳ ai trong Nhóm tài khoản này. Với chức năng này, giờ đây nhân viên không phải lo làm báo cáo tuần, báo cáo tháng … mang tính đối phó nữa. Công việc này sẽ được VTASK tổng hợp 1 cách khách quan trên số liệu thực tế. Tạo nên những bản báo cáo minh bạch nhất.

* Chức năng tiếp theo là Quản lý tài liệu
Nền tảng phần mềm VTASK xây dựng chức năng quản lý tài liệu rất tiện lợi
Toàn bộ tài liệu đã được chia sẻ, upload lên theo các công việc sẽ được tổng hợp tại view này và lưu trữ an toàn theo công nghệ điện toán đám mây. Chúng tôi sử dụng hệ thống lưu trữ đám mây của Microsoft và Google để bảo vệ tài liệu của bạn – đây là những nhà cung cấp uy tín nhất trên thế giới hiện nay.
Các tài liệu được sắp xếp khoa học, phân quyền rõ ràng và chia sẻ thuận lợi. Bạn có thể truy cập bất kỳ nơi nào để xem và download tài liệu mà không lo mất mát.

* Tiếp theo là view quản lý Thành viên
Đây là view quản lý các thành viên tham gia Nhóm tài khoản hiện thời. Tại đây bạn có thể mời các thành viên tham gia nhóm làm việc này trong giới hạn số lượng thành viên cho phép. Tùy  vào từng gói dịch vụ bạn mua số lượng thành viên sẽ được nâng cấp lên.
Đồng thời tại view này bạn sẽ biết được hiệu suất làm việc của mỗi thành viên. 
Bạn cũng có thể dễ dàng mời mời thành viên ra khỏi nhóm làm việc bất cứ lúc nào mà không ảnh hưởng đến hệ thống và dữ liệu.

* Cuối cùng là nhóm chức năng thêm
Bao gồm các cài đặt khác của hệ thống như: 
- Cài đặt thông báo
- Cài đặt định dạng ngày tháng
- Các hướng dẫn và support phần mềm

Như vậy Tôi đã vừa giới thiệu xong tổng thể cấu trúc giao diện và chức năng của hệ thống phần mềm quản lý công việc VTASK.

Với việc tối ưu hóa thiết kế giao diện và luồng hành vi người dùng, VTASK là 1 ứng dụng phần mềm đơn giản nhưng được trang bị nhiều tính năng ưu việt.
Trước khi kết thúc video này, Tôi xin tóm lược lại cấu trúc tổng quát của VTASK như sau:
Phần mềm VTASK chỉ gồm có 3 phân khu chức năng:
-    Thanh công cụ phía trên
-    Thanh công cụ bên trái
-    Nội dung ở trung tâm
Ở mỗi nhóm chức năng được trang bị các module để người dùng quản lý dự án, công việc hiệu quả.
 (Để giao diện Vtask)
Vtask là một giải pháp quản lý công việc online theo công nghệ 4.0. Bằng Vtask bạn có thể tạo việc nhanh chóng, dễ dàng kết nối và chia sẻ thông tin cho nhau, thông báo nhắc việc liên tục sẽ giúp bạn luôn hoàn thành mọi công việc.

Để hiểu rõ hơn về VTASK, các Bạn Hãy theo dõi các video tiếp theo của chúng tôi và có thêm những thông tin thú vị. Hẹn gặp lại các bạn!
Hãy truy cập website vtask.net để đăng ký tài khoản và trải nghiệm nền tảng quản lý công việc 4.0 VTASK.
Có VTASK không lo hỏng việc!