Quản lý công việc của các phòng, ban trong doanh nghiệp trên VTASK

413 lượt xem
Nội dung chi tiết
Xuất bản: 15/10/2018

Chào các bạn! 
Cảm ơn các bạn đã theo dõi các video của chúng tôi.

Hôm nay tôi sẽ giới thiệu tới các bạn video demo cách quản lý công việc các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp bằng phần mềm VTASK.
Trước khi đi đến nội dung chi tiết áp dụng VTASK quản lý công việc, tôi xin được điểm qua một chút các vấn đề tồn đọng trong quản lý công việc hiện nay tại doanh nghiệp khiến nhiều lãnh đạo đau đầu.

1. Quản lý công việc chủ yếu bằng thủ công, quy trình rườm rà, nặng nề trong khâu tổ chức nhân sự: 
Đúng vậy, hiện nay các công ty, doanh nghiệp vẫn đang sử dụng cách thức quản lý công việc chủ yếu bằng phương pháp thủ công đó là: Làm việc phải gặp mặt trực tiếp, giao việc trực tiếp, báo cáo trực tiếp

2. Tốn thời gian cho công tác giao việc và quản lý: Do các khâu quản lý đều sử dụng sức người và trực tiếp nên quỹ thời gian dành cho giao việc, theo dõi, báo cáo công việc nhiều hơn cả thời gian thực hiện công việc.

3. Tốn kém chi phí: quản lý công việc thủ công, trực tiếp, bộ máy nhân sự cồng kềnh, chi phí thuê văn phòng, văn phòng phẩm, máy móc thiết bị phát sinh nhiều.

4. Cộng tác nội bộ rời rạc: Do văn hóa làm việc trực tiếp nên thường chia bè kết phái, tạo nhóm lợi ích, soi mói lẫn nhau khiến việc cộng tác nội bộ trở nên khó khăn, phức tạp

5. Khó khăn trong đánh giá năng lực nhân viên: Đánh giá hiệu quả công việc bằng phương pháp thủ công không những tốn thời gian mà còn không chính xác. Khiến nhân viên bất bình hay nghỉ việc

6. Hay bị hỏng việc: Do thiếu tương tác, không thể quản lý liên tục nên dễ hỏng việc hoặc gặp nhiều rủi ro.

Như vậy với phương pháp quản lý công việc thủ công, bạn phải đối mặt với nhiều rủi ro và tốn kém. 
Giải pháp quản lý công việc trực tuyến trên nền tảng phần mềm là giải pháp tối ưu nhất mà bạn nên nghĩ tới.

Để hiểu rõ hơn về các lợi ích mà quản lý công việc trực tuyến mang lại, Tôi xin giới thiệu cách áp dụng phần mềm VTASK để quản lý các phòng ban trong doanh nghiệp
Đầu tiên tôi sẽ truy cập vào hệ thống phần mềm VTASK và lựa chọn nhóm làm việc của công ty.
Đây có thể xem như toàn bộ công ty bạn với không gian ảo trên VTASK.

Tiếp theo tôi sẽ tạo 1 dự án có tên là: Phúc An Group : Đây là nơi để toàn bộ nhân viên công ty Phúc An tham gia để quản lý công việc của mình.
Tôi sẽ mời toàn bộ nhân viên công ty vào dự án này.

Tiếp theo: Tôi sẽ tạo các Nhóm công việc là các Phòng ban, giả sử Công ty tôi có các phòng/ban/chi nhánh như sau:
1. Ban lãnh đạo: Thường bao gồm Hội đồng quản trị cty, Tổng giám đốc, các phó tổng.
2. Ban kiểm soát: Gồm các thành viên ban kiểm soát trong cty
3. Phòng Tài chính – Kế toán: Gồm các thành viên trong phòng tài chính kế toán
4. Phòng Quản lý dự án: Gồm các thành viên trong phòng QLDA
5. Phòng kinh doanh: Gồm các thành viên thuộc phòng kinh doanh
6. Phòng Tổ chức hành chính: Gồm các thành viên thuộc phòng TCHC
7. Chi nhánh TP.HCM: Gồm các thành viên thuộc chi nhánh TPHCM
8. Chi nhánh Đà Nẵng: Gồm các thành viên thuộc chi nhánh ĐN
Các bạn có thể sắp xếp thứ tự các nhóm việc này theo ý muốn bằng cách trong view quản lý nhóm việc các bạn kéo các nhóm việc đến vị trí mong muốn.

Như vậy Tôi đã tạo xong các nhóm công việc cũng chính là các Phòng/ban/chi nhánh thuộc Phúc An Group. 
Tùy vào từng mô hình doanh nghiệp chúng ta sẽ có cơ cấu các phòng/Ban/chi nhánh khác nhau.

Sau khi chúng ta có toàn bộ cơ cấu Phòng/Ban rồi. Công việc tiếp theo cực kỳ đơn giản.
Toàn bộ nhân viên công ty Phúc An đã được thêm vào dự án này. 
Công việc tiếp theo là chúng ta khởi tạo các công việc phải làm hàng ngày của phòng/Ban mình.

Giả sử Tôi sẽ tạo 1 công việc: “Lập báo cáo thuế tháng 9/2018”
Công việc này sẽ do phòng Tài chính kế toán đảm nhiệm
Thành viên tham gia bao gồm: Nhân viên phòng tài chính kế toán, lãnh đạo phòng Tài chính kế toán, Ban lãnh đạo công ty, Ban kiểm soát và Phòng TCHC (bộ phận trình ký, văn thư, lưu trữ).
=> Chúng ta có thể thấy chỉ với 1 công việc như vậy mà có liên quan đến rất nhiều phòng/ban/ cá nhân. Nếu phải quản lý thủ công thì sẽ mất rất nhiều thời gian từ khâu giao việc đến các khâu báo cáo, lưu trữ.
Tuy nhiên trên VTASK, công việc này sẽ nhanh chóng được khởi tạo và quản lý, báo cáo trong vài phút.

Bước 1: Tôi sẽ tạo công việc
- Tên công việc: Lập báo cáo thuế tháng 9/2018
- Ngày bắt đầu: 08:00 ngày 01/10/2018
- Kết thúc: 17:00 ngày 03/10/2018
- Tôi chọn nhóm làm việc sẽ là: Phòng tài chính kế toán
- Phần mô tả, tôi ghi chú thêm: Lập báo cáo thuế chi tiết để nộp cho cơ quan thuế theo định kỳ.
- Tiếp theo tôi sẽ gán các thành viên liên quan tham gia công việc này, ví dụ: …. Tùy vào từng công việc, các bạn có thể gán những ai tham gia. Chỉ có thành viên nào được gán vào công việc thì mới có quyền tham gia quản lý, thực hiện công việc này. Những thành viên còn lại sẽ không có quyền truy cập và thấy công việc này. Đây là cơ chế phân quyền rất linh hoạt trên VTASK.
- Tiếp theo nếu công việc này có các tài liệu liên quan thì tôi sẽ đính kèm bằng cách click vào đây: …Giả sử tôi đính kèm file “Số liệu kế toán”.
* Lưu ý, nếu ở bước này các bạn chưa gán thành viên hoặc chưa đính kèm file thì không sao cả. Các bạn có thể thêm thành viên và đính kèm file cho công việc này sau khi đã khởi tạo nó.

Cuối cùng tôi nhấn TẠO VIỆC để hoàn thành 1 công việc.
Và các bạn thấy trên list danh sách công việc đã xuất hiện 1 công việc: “Lập báo cáo thuế tháng 9/2018”, gồm có:
- Ngày bắt đầu: 08:00 01/10/2018
- Ngày kết thúc: 17:00 03/10/2018
- Thời gian thực hiện: 2.38 ngày (thời gian này do phần mềm tính toán dựa trên số giờ làm cho mỗi ngày 8 tiếng)
- Thành viên gồm: …
- Trạng thái: Quá hạn. Do công việc này tôi lấy ví dụ phải hoàn thành vào ngày 03/10/2018 mà hôm nay là ngày …., nên phần mềm cảnh báo công việc này đã quá hạn (do chưa hoàn thành). Nếu tôi chuyển trạng thái công việc này sang hoàn thành thì sẽ phù hợp.

Tiếp theo tôi sẽ phân tích kỹ chi tiết quản lý công việc này.
Đầu tiên chúng ta sẽ truy cập vào thông tin chi tiết công việc.
Hiện nay, công việc này đang ở Tab “Đang chờ” và ngày hoàn thành đã vượt qua ngày hiện thời nên phần mềm sẽ cảnh báo trạng thái là “quá hạn”. Tôi sẽ chuyển công việc này sang trạng thái hoàn thành, bằng cách: ….
NHư vậy, khi tôi chuyển sang trạng thái hoàn thành thì các bạn để ý phần tiến độ đạt tới 100% và công việc tự động chuyển sang Tab “Hoàn thành”.
Mặc định khi tạo 1 công việc mới, nó sẽ ở trạng thái “Đang chờ”. Sau đó các bạn bắt đầu thực hiện nó thì chuyển sang trạng thái “Đang làm” và đến lúc nào hoàn thành thì chuyển sang trạng thái “hoàn thành”.
Đối với công việc làm dài ngày thì sau mỗi ngày, các bạn có thể kéo đường tiến độ đến mức hoàn thành tương ứng để các thành viên nắm được tiến độ thực hiện.
Chúng ta thấy đây là trang thông tin chi tiết của 1 công việc. VTASK đã trang bị đầy đủ các module, tính năng để giúp bạn có thể theo dõi, quản lý công việc này một cách chính xác và khoa học nhất.
Tôi sẽ nói qua các module này:
- Đầu tiên: Thông tin công việc: Thể hiện ai tạo công việc này, Ngày tạo, tên công việc, mô tả, tài liệu đính kèm khi tạo.
- Tiếp theo: Tab nhóm việc: Công việc này thuộc Phòng tài chính kế toán
- Tiếp theo module quản lý tiến độ
- Tiếp theo Module quản lý ngân sách: Module này cho phép bạn tạo các phiếu thu, phiếu chi cho công việc này.
Ví dụ tôi sẽ tạo 1 phiếu chi tương ứng như sau:
Ngày 03/10/2018, Tôi chi 1 khoản: Lệ phí nộp báo cáo thuế, giá trị là 25.000 đ.
Như vậy các bạn có thể tạo các phiếu thu, phiếu chi cho công việc này và sau này phần mềm sẽ tự động tổng hợp ngân sách công việc.
- Tiếp theo là module thành viên: Ở đây sẽ hiện thị toàn bộ thành viên liên quan đến công việc này mà khi tạo công việc các bạn đã add vào. Tuy nhiên với module này, các bạn có thể thêm, bớt thành viên vào công việc này rất thuận lợi. 
- Tiếp theo: Module ảnh, đây là module hiện thị toàn bộ file ảnh mà bạn đã chia sẻ bên khung chát. Giả sử tôi upload 1 hình ảnh sau.
Giả sử tôi có 1 hóa đơn khách hàng, tôi sẽ upload ảnh hóa đơn này lên đây để theo dõi và báo cáo lãnh đạo phòng. 
Sau khi tôi up lên thì ngay lập tức hình ảnh này hiện thị trong mudule ảnh.
- Tiếp theo module tài liệu: Module này sẽ tổng hợp toàn bộ các file tài liệu của công việc này do các thành viên chia sẻ, upload giúp bạn dễ dàng xem online hoặc download.
- Tiếp theo là module nhắc hẹn: Đây là một trong những module vô cùng tiện lợi cho người dùng. Với tính năng tạo nhắc hẹn, bạn gần như không quên việc, bỏ sót việc do đã có trợ lý ảo này để ý giúp bạn.
Giả sử Tôi tạo 1 nhắc hẹn để nó giúp tôi không quên việc, cụ thể:
Ngày 10/10, vào lúc 9h tôi muốn phần mềm nhắc tôi: “Nộp báo cáo thuế cho chi Cục thuế Cầu Giấy trước 4 giờ chiều ngày 11/10”
Và tôi để chế độ nhắc 1 lần. Khi đến thời điểm này, VTASK sẽ nhắc tôi có việc này cần phải thực hiện. DO đó tôi không cần phải lưu tâm nó nữa.
- Cuối cùng là: Module Thông tin mở rộng: Với module này, các thành viên có thể tạo thêm các thông tin mở rộng như những chỉ đạo hay các công việc con chẳng hạn…Ví dụ tôi tạo 1 thông tin mở rộng sau:
Tiêu đề: Báo cáo thuế của chi nhánh
Mô tả nội dung: Yêu cầu chi nhánh TP.HCM và Đà nẵng nộp báo cáo thuế tới Tổng công ty trước ngày 2/10.
Các thành viên sẽ nắm được có 1 thông tin chỉ đạo như vậy để cùng biết thực hiện.
Một tính năng vô cùng hữu ích và là thế mạnh của phần mềm VTASK đó là Module chát (ở giữa). Mọi thành viên có thể tương tác với nhau theo thời gian thực để xử lý công việc này bằng cách chát vào đây, chỉ đạo vào đây, xin ý kiến tại đây…
Khi có 1 ai đó chát nội dung gì thì ngay lập tức phần mềm sẽ gửi thông báo tới các thành viên còn lại được biết trên trình duyệt web cũng như ứng dụng điện thoại di động.
Giả sử tôi là Tổng giám đốc và tôi có lịch công tác đột xuất và 15h ngày 03/10, Do đó tôi sẽ chát nội dung chỉ đạo: Trình ký hồ sơ trước 14h ngày 3/10 vì anh đi công tác đột xuất. 
Ngay lập tức các thành viên có liên quan sẽ nhận được thông tin và tự biết mình phải làm gì để hoàn thành deadline này. Nếu cách quản lý truyền thống thì sếp sẽ báo cho thư ký, rồi thư ký alo cho các thành viên => quá mất nhiều thời gian và phức tạp.

Để công việc không bị đứt gãy, chậm tiến độ thì vấn đề tương tác cần phải được đề cao. Nếu không có tương tác giữa các thành viên, bộ phận thì theo chúng tôi nguy cơ hỏng việc rất cao.
Tính năng tương tác thực này sẽ giúp bạn xử lý triệt để vấn đề bám sát công việc, theo dõi và đôn đốc công việc kịp thời. Vì quản lý công việc theo thời đại mới không còn chỗ cho hình thức giao việc xong để đấy chờ báo cáo kết quả.

Như vậy Tôi đã giới thiệu demo 1 công việc cụ thể của phòng Tài chính kế toán. Đối với các công việc khác bạn hoàn toàn thực hiện quản lý tương tự. 
Cứ như vậy các công việc của Phòng/Ban trong công ty sẽ được hệ thống hóa trên VTASK. Mọi người làm việc chủ động, dễ dàng tương tác và rất khoa học.

Mọi báo cáo công việc, hiệu quả công việc sẽ được VTASK tự động tổng hợp và đánh giá khách quan.
Sử dụng VTASK bạn sẽ không phải mất thời gian để làm báo cáo công việc tuần, tháng, quý, năm nữa. Việc này đã có VTASK tổng hợp giúp bạn.

Nếu Doanh nghiệp bạn đã sẵn sàng thay đổi để đơn giản hơn và hiệu quả hơn, phù hợp với xu thế quản lý mới thì hãy áp dụng VTASK.
 
Chúng tôi luôn cam kết sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiêp triển khai nền tảng VTASK để quản lý hiệu quả công việc của các phòng/ban doanh nghiệp mình. 

Ngay từ bây giờ, bạn hãy truy cập vào website vtask.net để theo dõi thêm các  video khác của chúng tôi cũng như trải nghiệm các tính năng ưu việt này của VTASK.

Hoặc Bạn có thể truy cập vào trang tìm kiếm google.com.vn và gõ từ khóa “Phần mềm quản lý công việc vtask” để tìm hiểu ứng dụng của chúng tôi. (đoạn này mở trang tìm kiếm của google và gõ từ khóa này đồng thời click vào kết quả tìm kiếm, em nên thao tác chậm để người xem còn nhìn thấy được từ khóa và kết quả hiện thị trên google search (nên khoanh đỏ lại kết quả hoặc gạch chân đỏ))

VTASK – Phần mềm quản lý công việc trực tuyến hiệu quả.
Làm việc là phải tương tác, Có VTASK không lo hỏng việc!