Áp dụng phần mềm VTASK quản lý dự án đầu tư xây dựng

519 lượt xem
Nội dung chi tiết
Xuất bản: 23/10/2018

Chào các bạn! 
Rất vui khi được gặp lại các bạn trong seri video demo áp dụng phần mềm quản lý công việc VTASK trong các lĩnh vực.

Hôm nay, tôi sẽ giới thiệu tới các bạn video demo áp dụng phần mềm quản lý công việc trực tuyến VTASK để lập kế hoạch và quản lý kế hoạch triển khai một dự án đầu tư xây dựng trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư.

Trước khi Tôi hướng dẫn chi tiết cách quản lý dự án đầu tư xây dựng trên nền tảng phần mềm VTASK, Tôi xin điểm qua một chút về dự án đầu tư xây dựng.

Xem thêm: Áp dụng phần mềm VTASK quản lý thi công nội thất xây dựng

Dự án đầu tư xây dựng là một loại dự án phức tạp và có nhiều đặc điểm đặc thù như:

- Thời gian thực hiện thường kéo dài, có những dự án lên đến cả 5-10 năm hoặc thậm chí 15-20 năm.
- Là dự án có liên quan tới nhiều cơ quan ban nghành quản lý như: Quản lý đất đai, quản lý đầu tư, quản lý xây dựng, quản lý bất động sản…
- Chịu ảnh hưởng và chi phí của nhiều bộ luật như: Luật đầu tư, luật đất đai, luật xây dựng, luật kinh doanh bất động sản, luật dân sự…
- Chịu nhiều rủi ro từ các yếu tố khách quan như: Thời tiết, cơ chế chính sách, thị trường…

Giai đoạn chuẩn bị đầu tư của dự án đầu tư xây dựng được xác định từ khi xin chấp thuận chủ trương đầu tư cho tới khi có giấy phép xây dựng.
Có thể nói đây là một giai đoạn vô cùng quan trọng và chiếm nhiều thời gian, công sức nhất của chủ đầu tư. 
Do đó việc quản lý dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư cần được quan tâm chặt chẽ.

Từ những tính chất trên nên dự án đầu tư xây dựng nói chung và giai đoạn chuẩn bị đầu tư nói riêng đều cần phải có sự cộng tác, tương tác giữa nhiều cá nhân, phòng ban, bộ phận. Do đó nếu áp dụng biện pháp quản lý thủ công sẽ gặp nhiều khó khăn so với việc áp dụng phần mềm quản lý.

Và VTASK là một nền tảng phần mềm quản lý vô cùng tiện lợi, hiệu quả giúp chủ đầu tư có thể triển khai kế hoạch cũng như quản lý dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư được hiệu quả

Sau đây tôi sẽ giới thiệu tới các bạn cách triển khai kế hoạch và quản lý dự án đầu tư xây dựng trên VTASK

Đầu tiên tôi sẽ truy cập vào hệ thống phần mềm VTASK và lựa chọn nhóm làm việc của công ty.

Tôi truy cập vào menu Dự án ngay trên thanh công cụ bên trái và tôi tiến hành khởi tạo 1 dự án như sau:
Tên dự án: Chuẩn bị đầu tư – Dự án chung cư cao cấp B2 Nam Trung Yên (sau đây tôi sẽ gọi chung là Dự án)
Tiền tệ dự án: Tôi chọn VNĐ
Tôi sẽ thêm thành viên tham gia dự án này. Giả sử tôi chọn các thành viên sau … 

Sau khi khởi tạo được dự án rồi, công việc tiếp theo là chúng ta sẽ xây dựng một bản kế hoạch cho giai đoạn chuẩn bị đầu tư của dự án.

Trên thực tế, có rất nhiều kỹ sư xây dựng hay các chuyên viên quản lý dự án họ thực sự gặp khó khăn khi được sếp yêu cầu lập bảng kế hoạch tiến độ cho dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư này.
Vì thông thường họ hay chỉ được làm 1 số việc mà không nắm được tổng thể các việc. Đó là vấn đề khiến cho việc quản lý càng trở nên khó khăn khi quản lý giao việc thủ công.

Để lập kế hoạch các công việc trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, bạn cần phải nắm rõ được quá trình chuẩn bị đầu tư của 1 dự án đầu tư bất động sản.
Qua ví dụ này, chúng tôi xin đưa ra 1 bản kế hoạch đầy đủ nhất về việc triển khai các công việc trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư 1 dự án đầu tư xây dựng.

Do giai đoạn chuẩn bị đầu tư nó gồm có nhiều công việc khác nhau nên đầu tiên, Tôi sẽ phải xác định trong giai đoạn này có bao nhiêu nhóm việc chính cần phải thực hiện, giả sử tôi phân ra các nhóm việc sau:
1. Phê duyệt dự án: Các công việc liên quan đến pháp lý phê duyệt dự án
2. Thủ tục đất đai: Các công việc liên quan đến thủ tục pháp lý về đất đai của dự án
3. Hồ sơ thiết kế: các công việc liên quan đến triển khai hồ sơ thiết kế của dự án như Thiết kế ý tưởng, Thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật thi công, thiết kế bản vẽ thi công.
4. Cấp phép xây dựng: Các thủ tục cuối cùng để xin cấp phép xây dựng cho công trình của dự án.

Sau khi chúng ta đã vạch ra được các nhóm việc chủ đạo rồi, bước tiếp theo chúng ta sẽ đi xây dựng các kế hoạch công việc chi tiết cho từng nhóm việc này. Việc xây dựng kế hoạch này sẽ bao gồm các việc:
- Tạo danh sách tên công việc cần phải làm, trong đó mỗi công việc sẽ thể hiện rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời gian thực hiện (tiến độ)
- Gán thành viên thực hiện cho từng công việc: Đây được xem như bước giao việc của lãnh đạo cho nhân viên. Tùy vào tính chất công việc cụ thể và chuyên môn phù hợp, bạn sẽ gán cho nhân viên nào thực hiện công việc nào, sếp nào quản lý dự này bạn cũng nên gán vào để lãnh đạo theo dõi và chỉ đạo.

Cứ như vậy chúng ta sẽ tạo được 1 bản kế hoạch triển khai giai đoạn chuẩn bị đầu tư dự án như sau (xem video)

Sau khi có bản kế hoạch công việc và tiến độ rồi. Toàn bộ các thành viên, phòng/ban tham gia sẽ thực hiện và theo dõi để quản lý cũng như chỉ đạo, đốc thúc.
Trong mỗi công việc sẽ là một hồ sơ chi tiết của công việc đó. Mọi vấn đề khúc mắc sẽ được xin ý kiến cũng như chỉ đạo nhân viên thực hiện xử lý kịp thời.

Đây là giải pháp làm việc có kế hoạch, nâng cao khả năng tương tác và cộng tác nội bộ. Thay vì giao việc manh mún, tự phát, không có kế hoạch, không kiểm soát được tiến độ, không kiểm soát được rủi ro…Với VTASK mọi thứ đã thay đổi. Giờ đây dù ở bất cứ nơi đâu ban lãnh đạo cũng nắm bắt được công việc và có những chỉ đạo kịp thời để xử lý.

Quản lý dự án đầu tư xây dựng nói chung và quản lý giai đoạn chuẩn bị đầu tư dự án xây dựng nói riêng là một trong những lĩnh vực khó, nhiều rủi ro và liên quan đến nhiều thành phần. Do đó cần có sự cộng tác chặt chẽ giữa các bộ phận và các thành viên. 
Hãy thay đổi tư duy quản lý theo công nghệ 4.0 để phòng tránh rủi ro và nâng cao hiệu quả công việc. 
Hãy làm việc có kế hoạch, đừng làm việc theo cảm tính và tự phát.
Ngay từ bây giờ, bạn hãy truy cập vào website vtask.net để theo dõi thêm các  video khác của chúng tôi cũng như trải nghiệm các tính năng ưu việt này của VTASK.

Hoặc Bạn có thể truy cập vào trang tìm kiếm google.com.vn và gõ từ khóa “Phần mềm quản lý công việc vtask” để tìm hiểu ứng dụng của chúng tôi.

VTASK – Phần mềm quản lý công việc trực tuyến hiệu quả.
Làm việc là phải tương tác, Có VTASK không lo hỏng việc!