Áp dụng phần mềm VTASK để quản lý buổi lễ khai trương Nhà hàng Bông Sen Vàng

370 lượt xem
Nội dung chi tiết
Xuất bản: 30/09/2018

Chào các bạn! 
Cảm ơn các bạn đã theo dõi các video của chúng tôi.

Hôm nay, tôi sẽ giới thiệu tới các bạn video demo áp dụng phần mềm quản lý công việc trực tuyến VTASK để áp dụng cho các công ty hoạt động trong lĩnh vực Tổ chức sự kiện – event
Cụ thể tôi sẽ trình bày chi tiết áp dụng VTASK để quản lý một dự án đó là: Tổ chức buổi lễ khai trương nhà hàng Bông Sen Vàng.

Trước khi đi tới nội dung hướng dẫn demo, chúng ta hãy điểm qua một chút về hoạt động của lĩnh vực tổ chức sự kiện nói chung và tổ chức buổi lễ khai trương nói riêng.

Tổ chức lễ khai trương là bước khởi đầu cho quá trình kinh doanh, phát triển của một đơn vị, doanh nghiệp. Nếu như buổi lễ không được diễn ra suôn sẻ, sẽ có thể trở thành “điềm gở” đối với mọi hoạt động kinh doanh về sau của công ty. Do đó đơn vị tổ chức sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng. Hay nói cách khác, đơn vị tổ chức sự kiện gần như không được để xảy ra bất kỳ sơ xuất nào. Đó cũng là những áp lực lớn dành cho những nhà tổ chức sự kiện.

Vậy làm sao để một nhà tổ chức sự kiện tránh được các sai sót xảy ra trong suốt quá trình tổ chức một buổi lễ khai trương nhà hàng cho khách hàng ?
Cách duy nhất, tốt nhất, khoa học nhất đó là phải làm tốt ở cả 3 khâu: Chuẩn bị, thực hiện, kết thúc. Muốn vậy ngay từ đầu các bạn phải có được 1 bản kế hoạch (hay gọi là kịch bản) hoàn hảo và kiểm soát quá trình triển khai kịch bản đó liên tục để đo lường và phòng tránh tất cả rủi ro có thể xảy ra trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện này.

Nói như vậy, có nghĩa là đối với một dự án tổ chức sự kiện chúng ta cần quan tâm các vấn đề:
1. Phải lập được kịch bản (bản kế hoạch) cho buổi lễ sự kiện đó.
2. Cần phải giao việc, kiểm soát công việc chính xác để tránh được các rủi ro hoặc chồng chéo công việc. Phải có cơ chế tương tác, trao đổi và chỉ đạo kịp thời để khâu chuẩn bị, tổ chức và kết thúc được diễn ra thuận lợi, thành công.

3. Cần phải có những số liệu báo cáo, đánh giá các nội dung công việc đã thực hiện để từ đó rút kinh nghiệm và hoàn thiện, tránh sai sót cho những dự án sau.

Đó là 3 đặc điểm mà nếu chúng ta thực hiện tốt thì tôi tin chắc buổi lễ sự kiện do các bạn tổ chức gần như là tránh được các rủi ro xảy ra.

Trên cơ sở phân tích, nghiên cứu những đặc điểm, tính chất và yêu cầu này, chúng tôi đã sản xuất ứng dụng quản lý công việc hiệu quả áp dụng cho lĩnh vực Tổ chức sự kiện nói riêng và nhiều lĩnh vực khác nói chung.

Sau đây tôi sẽ demo cho các bạn cách áp dụng phần mềm VTASK để quản lý 1 dự án Tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng Bông Sen Vàng.

Giả sử công ty tôi đã ký được 1 hợp đồng tổ chức sự kiện đó là Tổ chức buổi lễ khai trương cho nhà hàng Bông Sen Vàng.

Công việc của tôi bây giờ là làm sao để tổ chức triển khai buổi lễ này cho khách hàng đáp ứng các nhiệm vụ công việc và yêu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.

Đầu tiên tôi sẽ truy cập vào hệ thống phần mềm VTASK và lựa chọn nhóm làm việc của công ty.

Tôi truy cập vào menu Dự án ngay trên thanh công cụ bên trái và tôi tiến hành khởi tạo 1 dự án như sau:
Tên dự án: Lễ khai trương nhà hàng Bông Sen Vàng
Tiền tệ dự án: Tôi chọn VNĐ
Tôi sẽ thêm thành viên tham gia dự án này. Giả sử tôi chọn các thành viên sau … 

Tiếp theo tôi sẽ thực hiện việc quản lý dự án Lễ khai trương nhà hàng Bông Sen Vàng này tuân thủ 3 bước mà tôi đã nêu trên đó là:

1. Lập kế hoạch công việc dự án
2. Kiểm soát quá trình thực hiện
3. Báo cáo, đánh giá hiệu quả triển khai dự án 

Như vậy bước đầu tiên tôi phải làm đó là Tôi phải xây dựng một bản kế hoạch cho dự án này trên VTASK và nó càng chi tiết càng tốt.
Với nền tảng phần mềm VTASK thì công việc lập kế hoạch trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Đối với công tác lập kế hoạch nói chung và lập kế hoạch trên VTASK nói riêng, việc đầu tiên là chúng ta phải hoạch định dự án Tổ chức sự kiện buổi lễ khai trương nhà hàng Bông Sen Vàng này nó gồm có mấy nhóm việc chính. Việc xác định nhóm việc này nó giống như chúng ta đang đi xây dựng bộ sườn khung cho dự án.
Giả sử dự án buổi lễ khai trương nhà hàng Bông Sen Vàng tôi sẽ chia ra làm 4 nhóm việc chính, đó là:

1. Công tác chuẩn bị
Đây là nhóm việc bao gồm toàn bộ công tác chuẩn bị mọi thứ liên quan đến buổi lễ.

2. Thi công dàn dựng trang trí 
Trên cơ sở các công việc chuẩn bị bạn đã thực hiện ở Nhóm việc 1. Đến nhóm việc này là lúc bạn phải triển khai các công việc tại vị trí mà diễn ra buổi lễ.

3. Thực hiện lễ khai trương
Sau khi bạn đã chuẩn bị mọi thứ và bày biện thi công đầy đủ. Tiếp theo là tiến hành chương trình tổ chức lễ khai trương chính thức.

4. Kết thúc 
Khi buổi lễ kết thúc thì đối với bạn công việc vẫn chưa kết thúc, bạn phải tiếp tục thực hiện các công việc còn lại như dọn dẹp, vận chuyển trang thiết bị, thu gom vệ sinh khu vực …

Như vậy chúng ta đã phân ra được 4 nhóm việc rõ ràng cho một buổi lễ khai trương nhà hàng Bông Sen Vàng.
Sau khi chúng ta có các nhóm việc này rồi, công việc tiếp theo là chúng ta phải lên danh sách công việc chi tiết 

Để tạo danh sách công việc, các bạn truy cập vào trang chi tiết dự án. Sau đó các bạn lựa chọn 1 trong 2 view mà mình yêu thích đó là view Table hoặc view Task để theo dõi công việc.
Giải sử tôi sử dụng view table. Sau đó tôi tiến hành khởi tạo một loạt các công việc cho dự án này.
Tôi sẽ demo khởi tạo 1 công việc đầu tiên cho các bạn thấy 

Cứ như vậy các bạn lần lượt khởi tạo các công việc cho đến khi hoàn thành.
Sau khi tôi khởi tạo xong các công việc tôi sẽ được một bảng kế hoạch công việc cho dự án Tổ chức buổi lễ khai trương nhà hàng Bông Sen Vàng trên phần mềm VTASK như sau: 
Tiếp theo tôi sẽ phân tích kỹ 1 công việc trong bản kế hoạch này.
Ví dụ tôi lấy công việc … để phân tích.

Đầu tiên chúng ta khởi tạo nó

Tôi tạo tên công việc và tôi mô tả chi tiết các công việc con, cũng như nội dung liên quan đến nó trong phần mô tả để các thành viên còn lại dễ dàng hiểu hơn công việc mình phải làm.
Công việc này tôi sẽ gán nó thuộc nhóm việc …
Giả sử công việc này tôi giao cho các bạn … thực hiện do đó trên VTASK tôi gán các bạn này vào công việc này để thực hiện.
Sau khi hoàn tất mọi cái, chúng ta có được 1 chi tiết công việc như thế này.

Sau khi chúng ta xây dựng xong bản kế hoạch cho buổi lễ khai trương nhà hàng Bông Sen Vàng thế này rồi thì công việc tiếp theo là các thành viên tiến hành thực hiện công việc và cập nhật các nội dung của công việc.
Trong suốt quá trình thực hiện, các thành viên có thể thảo luận, trao đổi hoặc xin ý kiến mọi vấn đề phát sinh để quản lý có thể biết được và chỉ đạo kịp thời. 
Giả sử Sếp của bạn đang café với khách hàng, bạn đang trang trí sân khấu và có chút vấn đề cần thảo luận để điều chỉnh, rất đơn giản bạn vào công việc trang trí sân khấu và chát nội dung cần thảo luận. Ngay lập tức quản lý của bạn nhận được và đưa ra chỉ đạo luôn. Toàn bộ nội dung này được lưu lại như 1 cuốn nhật ký công việc. Để sau này xong dự án các bạn lật lại nó và đánh giá rút kinh nghiệm cho những dự án sau. 

Như vậy, toàn bộ công việc của buổi lễ Khai trương nhà hàng Bông Sen Vàng đã được mô hình hóa bằng 1 bản kế hoạch đầy đủ trên phần mềm VTASK. Liệt kê, đo lường và phòng trừ mọi phát sinh cho buổi lễ này và khiến nó trở nên dễ dàng thực hiện hơn.

Có nhiều người cho rằng có thể dùng excel hay word để lập kế hoạch cho công việc này. Đúng vậy, bạn hoàn toàn có thể dùng các phần mềm như word hay excel để lên bảng danh sách công việc phải thực hiện. Nhưng chỉ có VTASK mới giúp bạn quản lý giao việc, tương tác xử lý công việc, nhắc việc, cảnh báo trạng thái và đánh giá hiệu quả công việc theo thời gian thực.

Ngay từ bây giờ, bạn hãy truy cập vào website vtask.net để theo dõi thêm các  video khác của chúng tôi cũng như trải nghiệm các tính năng ưu việt này của VTASK.

Hoặc Bạn có thể truy cập vào trang tìm kiếm google.com.vn và gõ từ khóa “Phần mềm quản lý công việc vtask” để tìm hiểu ứng dụng của chúng tôi.

VTASK – Phần mềm quản lý công việc trực tuyến hiệu quả.
Làm việc là phải tương tác, Có VTASK không lo hỏng việc!