Trang chủ / Blog

Xử lý khủng hoảng trong quản lý dự án chỉ với 5 bước

22/10/2020 04:51:59 324

Khủng hoảng có thể đến từ rất nhiều nguyên nhân như nguồn tài chính bị gián đoạn, công việc quá tải do không có công cụ quản lý công việc, an ninh mạng, bảo mật thông tin, v.v....

Khi xảy ra khủng hoảng, người quản lý dự án không tỉnh táo và có đủ kỹ năng cần thiết sẽ dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng và điều tồi tệ nhất là dự án bị bỏ ngang, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp với khách hàng và nhân viên. 

Nếu doanh nghiệp không có sự chuẩn bị đầy đủ và biết cách xử lý kịp thời thì những vấn đề nhỏ nhất cũng sẽ gây khủng hoảng cho doanh nghiệp.

xử lý khủng hoảng trong quản lý dự án

Xử lý khủng hoảng trong quản lý dự án chỉ với 5 bước

Trước khủng hoảng

Ngăn ngừa khủng hoàng
 
Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quản lý khủng hoảng là quản lý cuộc khủng hoảng trước khi bạn cần quản lý nó. Chẳng phải cách tốt hơn để xử lý một vấn đề là ngăn ngừa nó xảy ra ngay từ đầu sao? 

Chúng tôi không khuyến khích bạn trở thành người bi quan, nhưng hãy lường trước những tình huống xấu nhất. Để làm được điều đó, đừng quên những nguồn thông tin và kinh nghiệm sau:

+ Thông tin chi tiết từ các nhà quản lý dự án trước
+ Nghiên cứu các nhà quản lý trước đã xử lý khủng hoảng như thế nào 
+ Tin tức trong ngành của doanh nghiệp bạn 
+ Xu hướng truyền thông với ngành của bạn


Xây dựng các kế hoạch dự phòng chi tiết với đội ngũ quản lý khủng hoảng

xử lý khủng hoảng trong quản lý dự án
 

Rất khó để đưa ra các phương án dự phòng nếu bạn chỉ làm một mình. Bên cạnh việc lập kế hoạch dự phòng khủng hoảng cùng nhân viên, bạn cần một đội ngũ cho việc quản lý khủng hoảng.

Nhà quản lý dự án thông thái nhất sẽ tập hợp ít nhất một người, hoặc là các trưởng phòng của mỗi bộ phận và đào tạo họ về cách tiếp cận và xử lý khi khủng hoảng xảy ra. Nhóm này cũng sẽ có trách nhiệm giải quyết các hậu quả của khủng hoảng trong phạm vi công việc của họ.

Ngoài giám đốc điều hành, nhóm quản lý khủng hoảng bao gồm người đứng đầu của:
- Phòng nhân sự
- Phòng kinh doanh
- Phòng marketing
- Phòng công nghệ
- Phòng quan hệ công chúng (nếu có)

Mỗi đại diện của từng bộ phận phải theo sát chính xác những gì có thể sai lệch trong quá trình lập kế hoạch và triển khai dự án. Bạn cần cộng tác và phát triển các phương án dự phòng cùng với mỗi người trong số họ. Cần đảm bảo thêm rằng mỗi thành viên trong nhóm quản lý khủng hoảng được huấn luyện để hiểu về các rủi ro và xử lý ngay lập tức các tình huống sự cố theo kế hoạch. 

Trong khủng hoảng

Giữ một cái đầu lạnh và tinh thần lạc quan 
 

xử lý khủng hoảng trong quản lý dự án

Cấp dưới sẽ nhìn vào bạn để tìm sự hướng dẫn, hỗ trợ, còn cấp trên thì cần bạn báo cáo, xoay chuyển tình thế một cách nhanh chóng. Hoảng loạn và sợ hãi chỉ làm trầm trọng hơn tình trạng vốn đang không có gì tốt đẹp. Nếu team của bạn thấy rằng bạn bình tĩnh, tập trung, và lạc quan; họ sẽ bắt chước hành vi của bạn và được truyền động lực. Khi bạn mất bình tình, team của bạn cũng sẽ mất bình tĩnh như bạn. Vì vậy hãy giữ một cái đầu lạnh và tinh thần lạc quan để điều hướng team của bạn và giải quyết mọi vấn đề một cách khoa học và hiệu quả nhất.

Xem thêm: Lỗi thường gặp khi cấp trên đánh giá kết quả làm việc của nhân viên

Làm chủ khủng hoảng

Bước đầu tiên đối diện với khủng hoảng là ngăn chặn nó không lan rộng thêm nữa. Bạn có thể kiểm soát nó và sau đó có biện pháp để loại trừ. Để khắc phục khủng hoảng, bạn cần phải:

+ Hành động nhanh chóng và dứt khoát
+ Tập hợp mọi dữ liệu thực tế liên quan 
+ Quản lý các kênh truyền thông nội bộ và bên ngoài, và khuyến khích các ý tưởng mới để xử lý khủng hoảng

Khi bạn đã có tất cả thông tin tin dữ liệu, và kiểm soát tốt truyền thông, bạn có thể đi trước và giải quyết vấn đề nhanh chóng

xử lý khủng hoảng trong quản lý dự án

Xác định nguyên nhân của cuộc khủng hoảng 
 
Sau khi kiểm soát được cơn khủng hoảng và ngăn chặn chúng lan rộng, hãy bắt đầu sửa chữa những thiệt hại và dẫn dắt team của bạn trở lại đúng hướng. Để xác định nguyên nhân của cuộc khủng hoảng cần xác định vấn đề gốc rễ xuất phát từ bộ phận, phòng ban nào. Sau đó bạn cần gặp người trưởng phòng và nhóm của họ tìm hiểu nguyên nhân, và kiểm tra kỹ lưỡng mức độ mà mỗi thành viên phải chịu trách nhiệm. Có thể không chỉ đơn thuần là thành viên trong nhóm đã mắc lỗi. Xem lại các dữ kiện bạn thu thập được, và tổ chức một buổi thảo luận với cả nhóm làm thế nào để ngăn ngừa tốt nhất cuộc khủng hoảng này lặp lại.

Xem thêm: Tại sao cần sử dụng phần mềm giao việc trực tuyến

Hậu khủng hoảng

Chỉ khi bạn đã vượt qua khủng hoảng và trở lại guồng công việc không có nghĩa là việc xử lý khủng hoảng đã hoàn tất. Sau khi trải qua cuộc khủng hoảng, chắc chắn bạn sẽ nắm bắt được không chỉ cách cuộc khủng hoảng bắt đầu, mà còn các bước để giải quyết hiệu quả.

Nếu bạn tập hợp đội ngũ của mình ngay từ khi nhận dự án, bạn không chỉ sẽ chuẩn bị tốt hơn khi cuộc khủng hoảng diễn ra, mà đồng nghiệp cũng sẽ rất ấn tượng với sự chủ động và nhạy bén của bạn.
Liên hệ với chúng tôi qua hotline (+84)9 1800 6181 để được tư vấn miễn phí giúp bạn có những giải pháp hiệu quả nhất trong công việc với những phần mềm quản lý công việc hữu ích.

Đăng ký sử dụng miễn phí

Giao Việc - Nhắc Việc - Khai Báo Việc - Dễ Dùng - Chi Phí Thấp - Hiệu Quả Cao. Phần mềm quản lý công việc, dự án đội nhóm, doanh nghiệp VTask nâng tầm doanh nghiệp

Đăng ký sử dụng VTask miễn phí