Trang chủ / Blog

Vì sao doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm quản lý công việc

17/07/2019 14:02:10 245

Vì sao doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm quản lý công việc

Sự bùng nổ của cuộc cách mạng 4.0 đã làm thay đổi tư duy của nhiều nhà quản lý. Từ tác phong thay đổi, cách cập nhật thông tin tay đổi. Trong đó có cả cách quản lý công việc cũng thay đổi để đáp ứng xu hướng của thời đại mới. Việc doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản lý công việc như một điều tất yếu. Tại sao lại như vậy? Chúng tôi sẽ cùng quý doanh nghiệp đi tìm hiểu từ A – Z để làm sáng tỏ vấn đề này.

Phần mềm quản lý công việc là một công cụ không thể thiếu trong thời đại mới

Phần mềm quản lý công việc là một công cụ không thể thiếu trong thời đại mới

Tìm hiểu cách quản lý công việc chủ yếu hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng

Hiện nay tại Việt Nam các doanh nghiệp vừa và nhỏ là chủ yếu, cách quản lý công việc chủ yếu được áp dụng đều theo hướng truyền thống. Nếu đồng nghiệp muốn trao đổi công việc với nhau sẽ gặp mặt trực tiếp, thông tin được lưu trữ theo dạng giấy tờ, tương tác chia sẻ giữa các đội nhóm sẽ gặp mặt trực tiếp.

Phải thú nhận rằng cách đây vài năm thì cách quản lý công việc như trên không quá lo ngại. Tuy nhiên khi mà sự cạnh tranh trong kinh doanh ngày càng khốc liệt, đặc biệt là thời đại 4.0 đã bùng nổ thì liệu rằng các doanh nghiệp có nên giữ mãi cách quản lý công việc truyền thống hay không?

 Nếu tiếp tục áp dụng cách quản lý công việc theo phương pháp truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư rất nhiều cụ thể doanh nghiệp phải có:

- Người quản lý luôn túc trực tại công ty để theo dõi và giám sát tiến độ công việc

- Người quản lý sẽ phải thường xuyên nhắc nhở nhân viên vì sợ nhân viên bỏ sót hay quên công việc

- Thuê thêm nhân lực để quản lý giấy tờ, dữ liệu vì chúng được lưu trữ ở những nơi khác nhau. Nếu cần đến phải dành thời gian để đi tìm.

- Người quản lý phải dùng hết công suất để làm việc để đảm bảo năng suất làm việc của nhân viên

Hay còn nhiều điều khác mà doanh nghiệp phải chuẩn bị nếu tiếp tục duy trì cách quản lý công việc truyền thống.

Ưu điểm là gì?

Trước mắt là không tốn quá nhiều chi phí của doanh nghiệp. Có thể nói là việc sử dụng vô cùng đơn giản. Chỉ áp dụng các công cụ như: Word, excel, bản cứng…để thống kê, báo cáo và lưu trữ. Những việc này thì không quá khó khăn đối với một nhân viên khi đã thành thạo.

Nếu xử lý số lượng công việc không quá lớn, không quá nhiều thông tin thì phương pháp truyền thống vẫn giúp ích cho doanh nghiệp.

Bất lợi khi sử dụng phương pháp quản lý công việc truyền thống

Như đã nói ở trên, khối lượng công việc ít, thời gian ngắn thì hiệu quả. Nhưng thời gian sử dụng ngày càng lâu dài, khối lượng thông tin quá lớn thì rất dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn hoặc chồng chéo nhau. Từ đó sẽ xảy ra rất nhiều bất cập.

Nếu phải quản lý lượng thông tin quá lớn thì nguồn nhân lực nhất định phải đông đủ mới có thể xử lý hết. Điều này còn khiến cho doanh nghiệp vừa và nhỏ phải tốn thêm các quản chi để thuê nhân viên.

Nhiều bất lợi nếu doanh nghiệp không thay đổi cách quản lý công việc

Nhiều bất lợi nếu doanh nghiệp không thay đổi cách quản lý công việc

Nếu như nói rằng phương pháp này sẽ giúp tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp sẽ không mất thời gian và công sức để đào tạo nhân viên ứng dụng công nghệ vào việc quản lý thì điều đó sẽ khiến doanh nghiệp của quý khách hàng bị ảnh hưởng. Có thể sẽ không bắt kịp xu hướng mới, không cạnh tranh được với những doanh nghiệp ở ngoài kia.

Còn nhiều vấn đề khác có thể gặp phải. Vậy các doanh nghiệp nên làm gì để quản lý công việc trong thời đại mới.

Xem thêm: Chìa khóa trong quản trị doanh nghiệp 4.0 là gì ?

Xu hướng thay đổi hình thức quản lý công việc trong thời đại mới

Đứng trước nguy cơ rủi ro cao khi áp dụng hình thức quản lý công việc truyền thống, nhiều doanh nghiệp đã nhanh chóng tìm ra giải pháp cho chính mình. Xu hướng áp dụng công nghệ mới, áp dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý đã mang đến những thành công nhất định. Từ việc hiệu suất của doanh nghiệp được nâng cao cho tới quy trình quản lý cũng chuyên nghiệp hơn, hiệu quả hơn rất nhiều.

Xu hướng quản lý công việc thời đại 4.0

Thời đại 4.0 là phải có biện pháp quản lý công việc mới

Thời đại 4.0 là phải có biện pháp quản lý công việc mới

Đối với nhà quản lý

- Kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh và ra quyết định một cách kịp thời

- Nhìn nhận công việc từ các bộ phận một cách tổng quan

- Sắp xếp, phân bố nguồn lực một cách hiệu quả nhất

- Không bỏ sót bất kỳ công việc nào, hoàn thành một cách hiệu quả nhất

- Tương tác toàn diện tới mọi thành viên, cùng hỗ trợ để hoàn thành công việc không xảy ra sai sót

- Có được báo cáo đánh giá tiến độ công việc của nhân viên theo thời gian thực

- Làm việc ở bất kỳ vị trí địa lý nào

Đối với nhân viên

- Nhìn nhận công việc một cách tổng quát, không bỏ sót công việc nào

- Nhận thấy công việc cần phải ưu tiên

- Biết cách làm việc cùng đội nhóm để hoàn thành công việc hiệu quả nhất.

- Có thể tính toán và sắp xếp công việc sao cho tốt nhất

Nhìn chung xu hướng được tìm kiếm đều phải nhanh chóng, kịp thời, tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức. Tất cả những điều này đều có thể tích hợp trong một, mang lại sự tiện lợi. Và chỉ có ứng dụng công nghệ hiện đại, các phần mềm quản lý công việc mới làm được điều đó.

Tuy nhiên liệu có phải mọi doanh nghiệp đều thành công khi ứng dụng phần mềm quản lý công việc? Tất nhiên là cũng có thành công và cũng có thất bại. Vậy lý do là đâu? Doanh nghiệp phải làm gì để áp dụng thành công phần mềm quản lý công việc?

Tìm hiểu doanh nghiệp áp dụng phần mềm vào công tác quản lý công việc

Áp dụng phần mềm vào quản lý công việc thì doanh nghiệp phải làm những gì? Làm sao để mang lại hiệu quả nhất cho doanh nghiệp? 4 yếu tố sau sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi này:

- Chọn được phần mềm phù hợp: Một phần mềm phù hợp chính là một phần mềm giải quyết những nhu cầu của người sử dụng.

- Hiểu rõ cách hoạt động và cách sử dụng phần mềm: Khi sử dụng phầm mềm quản lý nhất định phải nắm rõ cách sử dụng, nếu không bạn sẽ không khai thác hết được hiệu quả của phần mềm, những tính năng, lợi ích tuyệt vời của phần mềm đó.

- Tổng quát hết các công việc: Phần mềm hiện đại đến mấy thì cũng được tạo ra dưới bàn tay của con người. Phần mềm sẽ không thể đoán trước được kế hoạch công việc của bạn. Do đó hãy đảm bảo bạn đã nắm bắt được toàn bộ công việc của mình.

- Dữ liệu cần được cập nhật chính xác: Yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng, những thông tin được cập nhật vào phần mềm phải đảm bảo chính xác ngay từ đầu. Bởi phần mềm quản lý công việc đánh giá hiệu quả dựa trên những điều kiện đã định sẵn.

Những khó khăn có thể gặp phải khi ứng dụng phần mềm vào quản lý công việc

Nhân viên không biết cách sử dụng phần mềm quản lý: Đây là một điều dễ gặp phải ở các doanh nghiệp hiện nay. Bởi việc chưa bắt kịp thời công nghệ mới nên việc sử dụng phần mềm với nhân viên sẽ vô cùng khó khăn. Ngoài ra với tư duy cũ thích cách quản lý công việc truyền thống nên không chịu áp dụng phần mềm.

Thêm chi phí để vận hành hệ thống CNTT: Điều này là khó tránh, việc bảo trì bảo dưỡng hệ thống CNTT của doanh nghiệp thông thường cứ 1 năm 1 lần. Lúc này phải bỏ ra một khoản chi phí để thuê dịch vụ từ bên ngoài.

Tuy nhiên những khó khăn này hoàn toàn không làm ảnh hưởng tới doanh nghiệp khi mà hiệu quả của việc áp dụng phần mềm vào quản lý công việc là rất lớn.

Những lợi ích khi áp dụng phần mềm vào quản lý công việc

Tăng khả năng tương tác giữa các thành viên cùng công ty: Việc áp dụng phần mềm vào quản lý công việc đòi hỏi tất cả các nhân viên đều tham gia cùng một hệ thống. Từ trao đổi công việc, đến lập kế hoạch công việc đều được thực hiện trên phần mềm. Từ đó người quản lý có thể bao quát hết tất cả công việc của nhân viên chỉ bằng cách quan sát trên phần mềm, kịp thời nhắc nhở những nhân viên đang lơ là hay bỏ quên công việc của mình.

Đáp ứng kịp thời xu hướng thời đại công nghệ mới: Việc áp dụng phần mềm trong quản lý chính là điều chứng tỏ doanh nghiệp đã có cái nhìn cho tương lai. Khi mà tất cả các đơn vị khác, các đối thủ đang ngày càng mạnh lên, cạnh tranh khốc liệt hơn. Nếu doanh nghiệp của quý vị không biết cách ứng dụng phần mềm hiện đại vào công việc thì sẽ là một thiếu sót lớn, dễ dàng bị bỏ lại phía sau.

Hiệu quả công việc nâng cao nhanh chóng: So với phương pháp quản lý công việc truyền thống thì hiệu quả công việc đa tăng lên gấp bội khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý. Những rủi ro của cách quản lý truyền thống như: không giám sát được khối lượng công việc lớn, tốn thêm chi phí cho nhân viên…thì khi ứng dụng phần mềm hiện đại sẽ được loại bỏ hoàn toàn.

VTASK một ứng dụng phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

VTAST là gì?

VTASK một ứng dụng phần mềm có thể đáp ứng hầu hết các nhu cầu của doanh nghiệp trong quản lý công việc, phù hợp với nhiều loại hình tổ chức, doanh nghiệp. Được đánh mang lại hiệu quả cao trong quản lý công việc như: tạo việc nhanh chóng, thông báo liên tục, kết nối nhanh chóng, chia sẻ dễ dàng.

VTASK có khả năng đồng bộ hóa dữ liệu giữa các ứng dụng Web – app hỗ trợ người sử dụng có thể làm việc mọi nơi trên tất cả các thiết bị.

VTASK sẽ liên tục thông báo và nhắc nhở người dùng về trạng thái công việc của mình như: thời gian bắt đầu, hạn hoàn thành, có ai đó đang thảo luận…tất cả đều tích hợp chỉ trong VTASK

Xem thêm: Tính năng quản lý công việc của VTASK

VTASK giải quyết được bài toán quản lý công việc cho doanh nghiệp như thế nào?

VTASK - Giải pháp quản lý công việc cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

VTASK - Giải pháp quản lý công việc cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Giao việc cho nhân sự sẽ không còn là bài toán khó

- Khi ứng ụng VTASK doanh nghiệp sẽ được làm việc trực tuyến trên một hệ thống nhất. Mọi thành viên trong doanh nghiệp sẽ cùng nhau tương tác trên hệ thống.

- Quá trình giao việc cho nhân viên sẽ luôn rõ ràng và minh bạch. Hoàn toàn không để tình trạng quên việc, thừa thiếu việc.

- Khả năng tương tác liên tục, các quản lý sẽ dễ dàng đánh giá được tiến độ công việc. Không còn tình trạng đánh giá năng lực không đúng như trước đây.

- Hệ thống báo cáo luôn minh bạch, tức thời. Nhà quản lý sẽ dễ dàng đánh giá được hiệu quả và năng suất của công việc.

Hiệu quả kinh tế cao, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường

- Tăng hiệu quả công việc lên 200% so với phương pháp quản lý truyền thống, thủ công

- Giảm thiểu giấy tờ, giảm chi phí quản lý vì tất cả được lưu trữ trên cùng một nền tảng

- Khai thác hết khả năng của nhân viên, nói không với tình trạng thừa thiếu trong công việc

- Thay đổi tư duy trong cách làm việc, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh

- VTASK giúp doanh nghiệp làm việc chuyên nghiệp hơn, tạo giá trị cạnh tranh trên thị trường.

Triển khai VTASK cho doanh nghiệp như thế nào?

VTASK phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên thị trường Việt Nam đang gặp khó khăn trong quá trình quản lý công việc. VTASK có bản dùng thử miễn phí cho khách hàng muốn trải nghiệp trước khi ra quyết định của mình.

Ngoài ra VTASK cung cấp gói trả phí gồm 2 lựa chọn dành cho khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp.

Để biết thêm thông tin chi tiết mời bạn liên hệ hotline: 09 1800 6181 để được tư vấn tận tình nhất.

Đăng ký sử dụng miễn phí

Giao Việc - Nhắc Việc - Khai Báo Việc - Dễ Dùng - Chi Phí Thấp - Hiệu Quả Cao. Phần mềm quản lý công việc, dự án đội nhóm, doanh nghiệp VTask nâng tầm doanh nghiệp

Đăng ký sử dụng VTask miễn phí