Trang chủ / Blog

Tư duy quản lý công việc thay đổi qua các thời kỳ

23/10/2020 14:35:46 820

Chào bạn!

Chắc có lẻ khi bạn đọc bài viết này cũng là thời điểm bạn đã nghiên cứu, tìm hiểu và có thể là sử dụng qua một số nền tảng phần mềm, ứng dụng quản lý doanh nghiệp nói chung hoặc quản lý công việc nói riêng. Vậy vì sao bạn vẫn đang đi tìm kiếm cho mình một nền tảng phần mềm mới ?

Với bài viết này "Tư duy quản lý công việc qua các thời kỳ", Team VTASK sẽ phân tích chi tiết để bạn có thể hiểu rõ hơn về sản phẩm VTASK và phần nào giải quyết được bài toán tìm kiếm ứng dụng quản lý công việc phù hợp với bạn.
Tôi sẽ phân tích tư duy quản lý theo từng thời kỳ phát triển của xã hội như sau:

Thời kỳ “ông bà ta” chưa có công cụ phần mềm quản lý công việc – Thời kỳ quản lý thủ công

Vâng, như một điều tất yếu của quy luật phát triển "Công cụ sản xuất phát triển kéo theo và yêu cầu tư liệu sản xuất cũng phải thay đổi". Với sự phát  triển đến chóng mặt của công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đã tác động mãnh mẽ đến nền kinh tế thị trường. Trong đó phải nói đến một cuộc cách mạng lớn trong tư duy làm việc và quản lý công việc.

Quản lý công việc thủ công làm giảm hiệu suất công việc

Quản lý công việc thủ công làm giảm hiệu suất công việc

Có một điều bạn dễ dàng nhận thấy đó là: Nhân viên ngày nay đi làm việc khác với ngày xưa ? 

Hoàn toàn đúng. Nếu nói ngày xưa nhân viên làm việc vẫn theo hình thức “sếp đặt đâu nhân viên ngồi đó, sếp bảo gì nhân viên làm đó” thì nay đã khác xưa hơn nhiều. Giờ đây nhờ trình độ và công cụ hỗ trợ từ công nghệ thông tin, nhân viên không còn thụ động. Họ năng động hơn, họ cần nhiều hơn sự tự do, quyết đoán, chủ động.

Xem thêm: Vì sao doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm quản lý công việc?

Tôi xin phân tích thêm một chút về cụm từ “Tự do”. Đúng vậy, tự do là cái đích ai cũng muốn đạt tới. Vậy một môi trường làm việc tự do theo bạn nó nghĩa là gì ? Điều tôi muốn nói ở đây là sự tự do về thời gian, không gian. Nếu trước đây chúng ta làm việc luôn theo một khung áp đặt về thời gian và không gian, điều này thực sự là một sự kìm hãm phát triển và khiến cho người lao động luôn bị stress, áp lực. Họ luôn cảm thấy bị phụ thuộc và áp đặt, họ không được sáng tạo và phát triển bởi những quy định cứng về không gian và thời gian làm việc mà lãnh đạo đưa ra: Đi làm phải đúng giờ, đúng chỗ. 

Vì sao phải vậy?

Vì một lý do đó chính là họ chưa có một công cụ nào hỗ trợ cho việc kiểm soát không gian và thời gian làm việc của nhân viên. Nên một quy định cứng ban hành như là một phương pháp hữu hiệu để quản lý theo dõi được nhân viên, công việc nhân viên. Và đương nhiên với “thời kỳ đồ đá” này thì sự tự do trong làm việc sẽ giảm thiểu, mất nhiều thời gian và không mang lại hiệu quả công việc cao.

Thời kỳ “Anh chị ta” đã có máy tính và phần mềm để quản lý công việc  - Thời kỳ công nghệ

Với những bất cập và nhược điểm nêu trên, kết hợp với sự phát triển nhảy vọt của công nghệ thông tin và máy tính. Điều gì đến cũng đã đến, một sự thay đổi lớn trong công cụ quản lý. Các doanh nghiệp,  nhà quản lý bắt đầu hình thành ý thức áp dụng hệ thống phần mềm để quản lý công việc, quản lý doanh nghiệp dễ dàng hơn.

Họ bắt đầu nghĩ tới việc tìm kiếm các sản phẩm phần mềm quản lý. Theo đó những quy trình thực hiện công việc dần dần được chuyển hóa lên máy tính và thực hiện quản lý công việc trên máy tính.
Tuy nhiên điều đáng nói ở đây là do công nghệ chỉ mới phát triển giai đoạn đầu. Đồng thời con người mới hình thành ý thức sử dụng phần mềm nên hầu như các quy trình quản lý thủ công được bê nguyên áp dụng trên phần mềm.

Về ưu điểm: Các quy trình thể hiện rõ hơn, việc quản lý được thuận lợi hơn, việc lưu trữ được dễ dàng hơn.

Về nhược điểm: Mặc dù đã có phần mềm hỗ trợ, tuy nhiên công tác quản lý vẫn rườm rà, qua nhiều giai đoạn, công tác nhập liệu tốn nhiều thời gian. Nhân viên làm việc vẫn chưa tìm thấy sự “tự do” trong công việc. Điều này khiến cho việc triển khai các hệ thống phần mềm trở nên khó khăn và nửa vời.

Thời kỳ tìm thấy tự do trong quản lý và thực hiện công việc – Thời kỳ công nghệ thời gian thực

Đến đây chắc hẳn bạn đã tìm thấy bóng dáng của mình qua hai thời kỳ nêu trên. Bạn đã cố gắng thay đổi, cố gắng tìm kiếm giải pháp, công cụ phần mềm quản lý tối ưu. Nhưng do sự hạn chế về công nghệ và do tư duy quản lý, làm việc chưa dám, chưa chịu thay đổi nên bạn vẫn chưa tìm thấy sự “tự do” trong công việc.

Công nghệ vẫn không ngừng phát triển, đến thời điểm chúng tôi chia sẻ bài viết này là bước sang một thời kỳ công nghệ mới – Công nghệ thời gian thực.

Công nghệ thời gian thực là công nghệ xóa bỏ mọi khoảng cách và thời gian bằng công nghệ internet realtime.

Người lao động giờ đây họ không còn cần một công việc nữa mà họ còn cần thêm sự “tự do” trong công việc. Đó là tự do không gian và tự do về thời gian.

Vậy làm sao để đáp ứng được điều này ?

Để đưa ra hình thức sản xuất mang lại tự do cho người lao động như đã nêu thì đòi hỏi chúng ta phải áp dụng công nghệ Thời gian thực. Đó là dù bạn ở nơi đâu, khi nào bạn có cũng có thể làm được việc. Đó là chúng ta không cần một quy trình làm việc quá rườm rà và mất nhiều công đoạn. Thay vào đó là hình thức quản lý tập trung và trực tiếp thông qua công nghệ.

Tôi sẽ lấy một ví dụ cụ thể để bạn có thể dễ hình dùng hơn:

Bạn là một trưởng phòng hành chính. Giám đốc yêu cầu phòng bạn soạn thảo văn bản gửi đối tác. Quy trình các phần mềm chủ yếu đang hoạt động theo sơ đồ sau:

Luồng 1: Giám đốc (giao việc) => Trưởng phòng (giao việc) => Nhân viên

Nhân viên sẽ tiếp nhận chỉ đạo trực tiếp từ trưởng phòng và tiến hành công việc, sau khi nhân viên hoàn thành sẽ:

Luồng 2: Nhân viên (báo cáo) => Trưởng phòng (báo cáo) => Giám đốc

Tôi xin hệ thống hóa theo sơ đồ minh họa như sau:

Quy trình quản lý công việc phổ biến của nhiều phần mềm hiện nay

Như vậy nếu chúng ta để ý với sơ đồ quản lý công việc như trên, mặc dù cả 2 luồng đều được thực hiện trên phần mềm, tuy nhiên nó còn chứa đựng nhiều nhược điểm:
- Quy trình trải qua nhiều bước nên lãnh phí nhiều thời gian, rườm rà và nhàm chán.
- Qua mỗi khâu, nội dung sẽ được truyền đạt một lần thông qua một người khác nên nội dung đầu cuối dễ ‘tam sao thất bản” hay các cụ có câu: Giám đốc nói gà đến nhân viên thành nói vịt.
- Do không được tiếp nhận thông tin trực tiếp nên trong trường hợp Nhân viên làm đúng ý Trưởng phòng nhưng chưa sát ý Giám đốc thì lại phải quy lại cả một quy trình và có khi rủi ro đã xảy ra.

Khi đọc đến đây chắc bạn đã tìm thấy lý do vì sao công ty bạn đã mua, đã sử dụng phần mềm để quản lý công việc những thực sự nó chưa hiệu quả và nó không làm thay đổi được nhiều so với phương pháp quản lý Thời kỳ thủ công.

Phần mềm quản lý công việc VTASK – Nền tảng quản lý công việc đơn giản, hiệu quả

Mất 3 năm làm việc với các hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý công việc nói riêng, 2 năm cho sự nghiên cứu phân tích đưa ra giải pháp, VTASK là hệ sinh thái quản lý công việc giúp bạn giải quyết các vấn đề:
- Mang lại sự tự do trong công việc
- Xóa bỏ quy trình rườm rà, rủi ro

Tư duy quản lý công việc "tự do" trên phần mềm VTASK

Tư duy quản lý công việc "tự do" trên phần mềm VTASK

VTASK mang lại sự tự do trong công việc như thế nào ?

VTASK được lập trình theo công nghệ tiên tiến nhất. Chúng tôi áp dụng kỹ thuật hỗ trợ hiện đại từ công nghệ thông tin, internet, VTASK đảm bảo tiêu chí Thời gian thực. Đồng bộ hóa các ứng dụng PC-MOBILE giúp bạn quản lý và thực hiện công việc mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị. Đó chính là VTASK đã mang lại sự tự do trong công việc cho bạn. Dù bạn đi trên đường, ở nhà hay đang café với ai đó…bạn đều có thể làm việc trên VTASK.

VTASK là một nền tảng quản lý công việc đơn giản nhưng hiệu quả

Không rườm rà nhiều quy trình, nhiều khâu, VTASK thực hiện tư duy làm việc trực tiếp. Ban lãnh đạo, lãnh đạo trực tiếp cho đến nhân viên thực hiện đều có thể trực tiếp trao đổi thông tin mà không phải bắc cầu nên không bao giờ xảy ra hiện tượng “tam sao thất bản”. Trong quá trình thực hiện công việc, nhờ công nghệ Realtime nên mọi thành phần từ quản lý đến nhân viên có thể discuss (thảo luận) liên tục và kịp thời. Khi nhân viên tạo ra sản phẩm thì đó là sản phẩm hoàn thiện mà không cần chờ các cấp thẩm định lại nhiều vòng.

Có một thực trạng mà tôi tin chắc nhiều doanh nghiệp đang tồn tại: Một nhân viên có khi cả đời làm việc cho công ty nhưng chưa được một lần làm việc cùng Ban lãnh đạo cấp cao. Chính văn hóa làm việc này nó tạo nên rào cản và giảm thiểu truyền thông nội bộ cũng như hiệu quả công việc. Nhân viên họ không còn “tự do” cống hiến mà lệ thuộc vào một quy trình cứng.

Lời kết

Việc thay đổi tư duy quản lý là quyền của bạn! Tuy nhiên với VTASK chúng tôi chỉ muốn tạo ra một ứng dụng được nghiên cứu bài bản và có thể góp phần thay đổi tư duy quản lý phù hợp với sự phát triển của xã hội.
VTASK là ứng dụng mang lại sự tự do trong công việc, là người bạn đồng hành cùng thuật ngữ Freelancer – Người làm việc tự do.
Hãy giải phóng doanh nghiệp bạn và mang lại tự do cho nhân viên chính là mang lại tự do cho chính bạn. Tự do công việc sẽ thúc đẩy phát triển và giảm thiểu chi phí quản lý tối đa.
Xin cảm ơn! 

Đăng ký sử dụng miễn phí

Giao Việc - Nhắc Việc - Khai Báo Việc - Dễ Dùng - Chi Phí Thấp - Hiệu Quả Cao. Phần mềm quản lý công việc, dự án đội nhóm, doanh nghiệp VTask nâng tầm doanh nghiệp

Đăng ký sử dụng VTask miễn phí