Trang chủ / Blog

Nguyên tắc quản lý nhân viên từ xa hiệu quả

15/08/2019 01:37:48 113

Cách quản lý nhân viên từ xa hiệu quả là điều mà tất cả ông chủ đều quan tâm. Điều này cũng dễ hiểu vì chất lượng và hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ tác động trực tiếp đến kết quả công việc.

Trong thời đại công nghệ phát triển, làm việc từ xa thường được lựa chọn để tiết kiệm chi phí, thời gian làm việc. Tuy nhiên, làm thế nào để nhân viên có thể hoàn thành tốt các công việc được giao, đúng tiến độ ngay cả khi bạn không có mặt ở văn phòng?

Dù bạn đang kinh doanh trong bất kỳ lĩnh vực gì thì việc quan tâm và quản lý con người luôn cần được đặt lên hàng đầu. Tuy nhiên, có một bài toán khó dành cho các nhà quản lý khi không thể thường xuyên tiếp xúc với nhân viên, đó chính là làm thế nào để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả?

Nguyên tắc quản lý nhân viên từ xa hiệu quả

Tuyển đúng người

Nguyên tắc quản lý nhân viên từ xa hiệu quả

Làm việc từ xa không dành cho tất cả mọi người. Một số người thích được làm việc tại văn phòng, nơi họ được gặp gỡ, nói chuyện với đồng nghiệp, ăn chung những bữa cơm trưa và giải trí cùng nhau sau giờ làm. Nếu không có những điều kiện đó, họ không thể làm việc với năng suất tốt. Những người khác thì tin rằng họ làm việc tốt hơn ở nhà, bởi vì họ không thể tập trung được khi xung quanh có quá nhiều tiếng động gây xao nhãng. Đó có thể là tiếng trò chuyện, tiếng ho của ai đó, hay tiếng máy photo đang xử lý hàng trăm trang tài liệu, … Và đối với họ, làm việc ở nhà thật thoải mái nơi có đầy đủ tiện nghi và luôn sẵn sàng cho họ để có những giây phút nghỉ ngơi giữa giờ làm việc. Nhưng dĩ nhiên, nhóm này cần phải được giám sát cẩn thận thì mới đảm bảo năng suất làm việc. 

Áp dụng công cụ quản lý phù hợp

Nhóm từ xa của bạn sẽ không thể tồn tại được nếu bạn chỉ sử dụng các công cụ của “thời tiền sử” như các cuộc họp trực tiếp, gọi điện và trao đổi qua email. Cần phải có một công cụ để cộng tác và quản lý nhanh và hiệu quả hơn. Đó là giải pháp phần mềm quản lý Vtask giúp đơn giản hóa sự trao đổi, giao tiếp nội bộ; cho phép truy cập mọi lúc mọi nơi và thông tin luôn liền mạch. Đồng thời phần mềm này giúp bạn dễ dàng tổ chức, lập kế hoạch công việc, giao việc và theo dõi tiến độ theo thời gian thực.

Hay việc tải lên các tài liệu mới nhất sẽ không cần mất quá nhiều công sức chuyển tiếp qua lại qua email mà có thể cập nhật phiên bản thật tiện lợi với chỉ vài click chuột.  Nếu bạn muốn tìm hiểu về phần mềm tiện ích này hãy liên hệ qua số hot line (+84)9 1800 6181 để được tư vấn chi tiết hơn.

Nguyên tắc quản lý nhân viên từ xa hiệu quả

Xác định rõ trách nhiệm

Một trong những nỗi lo sợ thường thấy nhất giữa các nhà quản lý khi nhân viên của họ làm việc từ xa là theo dõi tiến độ công việc. Bạn hoàn toàn không thể biết người nhân viên đó đang làm gì ở nhà hoặc một cafe nào đó. Có thể họ đang chăm chú bên chiếc laptop và thực hiện các việc bạn giao, cũng có thể họ chỉ đang nằm ườn ra xem tivi hoặc đi chơi với bạn bè. Thực tế là không có cách nào để ngăn chặn những điều này xảy ra, nhưng bạn có một cách để làm việc được với họ đó là đặt ra các mục tiêu và theo dõi tiến độ hoàn thành của chúng.

Bạn cần phải nhìn vào khối lượng công việc của cả nhóm và phân công việc cho từng cá nhân, kèm theo đó là các tiêu chí đánh giá kết quả và đo lường hiệu quả. Với một màn hình tổng quan về tất cả các nhiệm vụ của nhóm trong tuần, bạn có thể theo dõi tiến độ công việc và xem ai đang quá tải và ai có thêm thời gian rảnh để điều phối công việc.

Xem thêm: Những sai lầm của nhà quản lý trong đánh giá nhân viên

Xây dựng lòng tin
 
Bạn không nhất thiết cần một văn phòng có nhiều nhân viên để quản lý từng tiểu tiết nhỏ công việc của họ, ví dụ như nhân viên chưa biết dùng excel hiệu quả, hay họ in một tài liệu mà mất quá nhiều thời gian vì máy in bị trục trặc gì đó. Điều duy nhất cần thiết khi quản lý và làm việc với các nhóm từ xa là xây dựng lòng tin. Nếu bạn cứ trực chờ chỉ để liên tục hỏi họ đang làm gì ngay bây giờ, thì điều đó chỉ làm giảm sự tập trung và năng suất làm việc của họ.

Nguyên tắc quản lý nhân viên từ xa hiệu quả

Hãy chắc chắn rằng bạn bạn có cuộc họp với từng người một về tình trạng công việc và dành thời gian để mỗi người biết rằng bạn quan tâm đến họ. Bạn cần thỏa thuận để cố định một thời gian nào đó khi bạn có thể liên lạc với nhân viên để trao đổi về tình hình hiện tại và xem bạn có thể hỗ trợ gì cho họ làm việc tốt hơn. Khi bạn không chỉ là một người quản lý team mà còn giúp họ giải quyết những vấn đề cá nhân hay giúp họ phát triển bản thân hơn, nhân viên của bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn tìm đến bạn với các câu hỏi cũng như họ sẽ chủ động hơn để đảm bảo kết quả làm việc của mình.

Xây dựng bộ nguyên tắc & văn hóa làm việc

Nguyên tắc quản lý nhân viên từ xa hiệu quả

Khi làm việc nhóm, việc xây dựng văn hóa và các bộ nguyên tắc làm việc chung là điều rất quan trọng. Và điều đó còn đặc biệt quan trọng hơn đối với một nhóm làm việc từ xa. Một trong số đó là hoạt động team building. Có thể bạn đã quá quen với các hoạt động team building vào cuối tuần khi bạn và nhân viên cùng làm việc ở một nơi. Đó có thể là các trò chơi vận động ngoài trời cùng nhau hay làm việc nhóm để giải các câu đố. 

Xem thêm: Quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả cần có kỹ năng gì ?

Công nghệ ngày nay cho phép việc truyền thông và phối hợp công việc giữa nhiều người ở các vị trí xa nhau, vào bất kỳ lúc nào.  Khi quản lý từ xa cần phải chú trọng vào mục tiêu và kết quả công việc chứ không đơn thuần chỉ là quản lý thời gian làm việc hay các đầu việc cụ thể.  

Quản lý nhân viên luôn là vấn đề khiến nhiều nhà quản lý phải đau đầu, hãy lựa chọn những giải pháp tối ưu nhất để giúp công việc của bạn được hoàn thiện một cách tốt nhất.
 

Đăng ký sử dụng miễn phí

Giao Việc - Nhắc Việc - Khai Báo Việc - Dễ Dùng - Chi Phí Thấp - Hiệu Quả Cao. Phần mềm quản lý công việc, dự án đội nhóm, doanh nghiệp VTask nâng tầm doanh nghiệp

Đăng ký sử dụng VTask miễn phí