Trang chủ / Blog

Doanh nghiệp Việt quá tham lam đối với hệ thống phần mềm quản lý

22/10/2020 19:17:31 562

Sau một thời gian nghiên cứu, phân tích và tiếp nhận nhiều ý kiến từ phía khách hàng là các quản lý tại các doanh nghiệp. Hôm nay VTask xin tổng hợp một số vấn đề mà Doanh nghiệp Việt đang quan điểm đối với một hệ thống phần mềm quản lý, đó là: Doanh nghiệp Việt quá "tham lam" đối với hệ thống phần mềm quản lý

Khi được hỏi về yêu cầu của Anh/Chị đối với phần mềm quản lý công việc, hầu hết khách hàng list ra rất nhiều tính năng, yêu cầu và "tham vọng". Họ nghĩ rằng hệ thống phần mềm quản lý sẽ là một "vị thần" giúp họ xử lý mọi công việc trong doanh nghiệp. Đó thực sự là những quan điểm sai lầm khi bạn nghiên cứu và tìm hiểu các hệ thống phần mềm quản lý nói chung và phần mềm quản lý công việc nói riêng.

Xem thêm: Tư duy quản lý công việc thay đổi qua các thời kỳ

Phần mềm của các ông lớn về công nghệ

Chúng ta hãy cùng nhau điểm lại một chút về tư duy xây dựng phần mềm của các ông lớn công nghệ. Họ cung cấp cho nhân loại những hệ thống phần mềm như thế nào và đã được thế giới đón nhận ra sao?

Hệ thống quản lý Google

Phần mềm google

Nhắc đến hệ thống phần mềm quản lý chúng ta không thể không nói tới Google. Và chúng ta điểm qua một chút các sản phẩm của họ: Google driver, Gmail, Google sheet...

Chắc hẳn trong số chúng ta hầu hết ai cũng đã từng dùng một trong những dịch vụ phần mềm trên của google. Và thậm chí có rất nhiều người còn sử dụng cực kỳ hiệu quả để hỗ trợ trong việc quản lý công việc cho mình. Vậy theo các bạn Google có thiết kế các phần mềm trên theo yêu cầu của bạn không ? Và tại sao cả thế giới họ tin dùng và dùng rất hiệu quả ? 

Khi sử dụng các phần mềm của Google có những người dùng họ đã tư duy và áp dụng những mô hình quản lý rất thông minh. Họ biến những cái chung nhất của phần mềm thành quy trình của họ.

Ví dụ như Google Driver bản chất chỉ là 1 hệ thống lưu trữ đám mây. Tuy nhiên có nhiều người họ đã bố cục các tài liệu theo sơ đồ công việc để thuận lợi trong việc quản lý, sử dụng. Chẳng hạn: Bố trí theo phòng/Ban/dự án, bố trí theo tính chất công việc...

Phần mềm quản lý công việc Trello

Phần mềm quản lý công việc trello

Nhắc đến một phần mềm quản lý công việc đơn giản chúng ta không thể không nói đến Trello. Với hơn 5 triệu người dùng trên toàn thế giới, Trello trở thành một trong những ứng dụng quản lý công việc hiệu quả nhất thế giới. Vậy Trello có những gì mà thần thánh thế ?

Thực chất Trello chỉ là 1 tờ giấy trắng, một bảng tin trống rỗng và họ cho phép người dùng ghim những task lên đó như tờ giấy note. Và nó được sắp xếp theo từng nhóm việc, thứ tự thời gian. Nó chỉ đơn giản là vậy, Trello không sản xuất ra để phục vụ cụ thể cho một doanh nghiệp hay mô hình nào cả. Vậy tại sao trên bảng tin đó người dùng đã sáng tạo ra những tờ giấy note với hàng triệu kịch bản ? Thế giới họ dùng phần mềm là vậy, đó là những tư duy sử dụng phần mềm tiến bộ, hiệu quả.

Tất cả những phần mềm chúng tôi vừa kể tên trên mặc dù tính năng, thiết kế khác nhau nhưng họ đều có một điểm chung đó là:

- Không sản xuất cho một đối tượng cụ thể nào cả

- Phần mềm rất đơn giản, dễ sử dụng, khả năng thích ứng, tùy biến cao, tập trung vào sự phát triển tư duy của người dùng.

Doanh nghiệp Việt và những yêu cầu tham lam về hệ thống phần mềm

Chúng tôi thấy rằng, khi được tiếp xúc với khá nhiều khách hàng và sau khi tổng hợp các ý kiến... chúng tôi nhận ra một điều là doanh nghiệp Việt quan tâm rất lớn đến việc áp dụng hệ thống phần mềm vào quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý công việc nói riêng. Đó là một dấu hiệu tích cực, phù hợp với xu thế phát triển chung của xã hội. Giống như tỷ phú Jack Ma đã từng nói: "Người nào tận dụng được công nghệ và internet người đó sẽ thành công".

Tuy nhiên có một vấn đề mà doanh nghiệp Việt hầu hết đều mắc đó là: Quan điểm về một hệ thống phần mềm quản lý. Đại đa số khi được hỏi về yêu cầu của doanh nghiệp đối với phần mềm quản lý thì họ đều mong muốn "quá nhiều" và thậm chí họ nghĩ hệ thống phần mềm có thể thay họ làm mọi thứ.

Tư duy sử dụng phần mềm của người việt

Hệ thống phần mềm phải được sản xuất theo mô hình cứng nhắc, fixed cứng toàn bộ quy trình sử dụng, quá nhiều tính năng nhỏ nhặt và tạo nên sự manh mún, phức tạp, khó hiểu, khó dùng.

Đã có rất nhiều nhà sản xuất cung ứng các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP (Enterprise - Resource - Planning) cho các doanh nghiệp Việt. Và hầu hết sau một thời gian mọi thứ trở thành "đồ cổ" và không ai sử dụng. Doanh nghiệp bỏ ra hàng nghìn đô để đầu tư tuy nhiên tất cả chỉ là lãng phí. Vì sao lại vậy ? Bởi vì chính cái tư duy sử dụng hệ thống phần mềm của doanh nghiệp lại là nhược điểm của ERP: Hệ thống phức tạp, khó tiếp cận sử dụng, quản lý rườm rà... và lâu dài sẽ sinh ra chán nản vì người Việt hay có thói quen thích "nhanh".

Theo thói quen của người dùng phần mềm tại Việt Nam: Muốn phần mềm thật nhiều tính năng nhưng lại phải dễ học, dễ dùng vì gần như 100% người dùng đều không thích xem hoặc đọc hướng dẫn sử dụng.

Bạn đã từng yêu cầu Google, facebook, Trello hay bất kỳ những nhà sản xuất phần mềm lớn trên thế giới đến tận doanh nghiệp bạn để hướng dẫn sử dụng các phần mềm của họ chưa? Tôi tin chắc là chưa bao giờ và chúng tôi tin rằng nếu bạn có gửi yêu cầu thì các nhà sản xuất này sẽ có câu trả lời giống nhau "Xin vui lòng đọc kỹ hướng dẫn sử dụng trước khi dùng"

Chúng ta lười nghiên cứu sử dụng phần mềm nhưng lại đòi hỏi những hệ thống phần mềm rất lớn, rất phức tạp thì quả là 1 điều quá nghịch lý. Chưa nói những hệ thống phần mềm càng lớn, càng phức tạp và càng fixed cứng thì việc sử dụng, vận hành, nâng cấp càng khó khăn, tốn kém. Thậm chí nó không linh hoạt, không thông minh và kìm hãm tư duy làm việc cố hữu của bạn.

Hãy thay đổi tư duy sử dụng phần mềm, hãy xem phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ và hãy lựa chọn những hệ thống phần mềm quản lý công việc có thể cho bạn được sáng tạo và tư duy mở.

Hãy tập thói quen tìm hiểu, xem và đọc kỹ hướng dẫn sử dụng phần mềm thay vì bạn đòi hỏi nhà sản xuất đến tận nơi cầm tay chỉ việc cho bạn. Vì như vậy bạn chỉ là một chiếc máy sử dụng phần mềm mà thôi.

Đăng ký sử dụng miễn phí

Giao Việc - Nhắc Việc - Khai Báo Việc - Dễ Dùng - Chi Phí Thấp - Hiệu Quả Cao. Phần mềm quản lý công việc, dự án đội nhóm, doanh nghiệp VTask nâng tầm doanh nghiệp

Đăng ký sử dụng VTask miễn phí